מודל לניהול משרד רואי חשבון - עורך דין ורו"ח רמי אריה

מודל לניהול משרד רואי חשבון

מאת רו"ח יורם שיפר

למשרד רואי חשבון קיימים צרכי ניהול ייחודיים:

מצד אחד נדרש בסיס נתוני הלקוחות לצורך ניהול המשרד על כל המטלות הנדרשות כולל הגשת דיווחים לרשויות – חודשיים ושנתיים ומאידך , נדרש בסיס זה לצורך ניהול מערכת החיובים והגבייה,לרבות מעקב שעות עבודה לפי לקוחות. חשוב שמערכת הגבייה תיתן גם מענה לניהול קופה ( הפקדות ) ותהיה מסונכרנת למערכת הנהלת החשבונות של המשרד .

מערכת אשר תבצע את כל הפונקציות הללו באופן בו יש לעסוק ברשומת לקוח פעם אחת בלבד כך שאותה רשומה תיתן מענה לכל מערכות הניהול - הינה מערכת אשר תתאים לניהול משרד רואי חשבון – לדוגמא , רשומת הלקוח תיתן מענה לפרטי התקשרות עם הלקוח , פרטי שכ"ט וגם תשמש ככרטיס הנהלת חשבונות, כמו גם מעקב אחר דיווחים חודשיים לרשויות, הגשת דוחות שנתיים וכדומה.

ישנם משרדים רבים אשר משתמשים במערכות שונות לצורך ביצוע מטלות שונות כגון אלפון לקוחות שהוא נפרד ממערכת הנהלת חשבונות , מערכת נפרדת להפקת חשבוניות ועוד.

להלן רשימת תכונות הנדרשות ממערכת לניהול משרד רואי חשבון:

q חיוב לקוחות חודשי בשכ"ט קבוע עבור שרותי הנה"ח (ריטיינר) – חיוב חודשי קבוע מבטיח כי לא יהיה לקוח אשר חיובו ישכח.

q הפקת חשבונות עסקה עבור עבודות שוטפות

q הפקת חש"ק עם קבלת תשלומים.

q הפקת קבלה עבור שקים דחויים והפקה אוטומטית של חשבונית רק במועד פירעון השקים.

q מעקב גבייה אחר חשבונות פתוחים או על פי לקוחות בעלי חשבונות פתוחים.

q משלוח תזכורות בגין חשבונות פתוחים.

q ביצוע הפקדות מתוך מערכת הגבייה – ניהול קופה.

q ניהול נוכחות עובדים ואיסוף שעות לפי לקוחות – שיבוצע באופן אוטומטי ללא השקעת שעות בהקלדת הנתונים

q משלוח חוזרים ללקוחות.

q משלוח הודעות מיידיות וחוזרים ללקוחות.

q ניהול משימות.

q סנכרון תוכנת הגבייה עם תוכנת הנהלת חשבונות – העברת נתונים אוטומטית בין המערכות.

q ריבוי משתמשים.

q הפקת דוחות ניהוליים מתוך בסיס הלקוחות בחתכים שונים.

q מעקב דיווחים לרשויות – חודשי ושנתי

בשוק יש מספר תוכנות ואסקור את העיקריות שבהן: "אשפית" מבית טמל , ו"חשבונט" מבית לירם.

התוכנות הללו נותנות פתרון כולל ברמה של CRM .

לאחרונה נוספה תוכנה נוספת invoice4u" " שיעודה הפקת חשבוניות אולם היא בהחלט מתאימה לניהול משרד רואי חשבון. התוכנה כוללת פונקציות רבות מבין אלה הדרושות למשרד רואי חשבון ויש לה פונקציות שלאחרים אין כגון: משלוח חשבוניות במייל עם חתימה אלקטרונית , תוכנת הנהלת חשבונות כפולה או חד צידית , ניהול קשרי לקוחות ועוד.

טבלת השוואה

פרטים	אשפית #	חשבונט #	Invoice4u
חיוב לקוחות חודשי בשכ"ט קבוע עבור שרותי הנה"ח	P	P	P
הפקת חשבונות עסקה עבור עבודות שוטפות	P	P	P
הפקת חש"ק עם קבלת תשלום	P	P	P
הפקת קבלה עבור שקים דחויים והפקה אוטומטית של חשבונית רק במועד פירעון השקים	P	P	P
מעקב גבייה אחר חשבונות פתוחים או על פי לקוחות בעלי חשבונות פתוחים	P	P	P
משלוח תזכורות אוטומטי בגין חשבונות פתוחים	▬	▬	P
ביצוע הפקדות אוטומטי – ניהול קופה	P	P	P
ניהול נוכחות עובדים ואיסוף שעות לפי לקוחות	הקלדה ידנית	הקלדה ידנית	שעון נוכחות אוטומטי באינטרנט
קיים בתוכנה שעון נוכחות	▬	▬	P
משלוח חוזרים ללקוחות וניהול מועדון לקוחות	▬	P	P
משלוח הודעות ועדכונים מיידיים ללקוחות	▬	P	P
ניהול משימות	P	P	P
העברת נתונים אוטומטית להנה"ח	P	P	P תוכנה ייעודית אינטגרטיבית ובאינטרנט
ריבוי משתמשים	P עלות נוספת לכל תחנה	P עלות נוספת לכל תחנה	P אין עלויות לתחנות
רמות הרשאה	קיים	קיים	אחת בלבד
גישה לתוכנה מכל מקום בכל זמן באינטרנט	▬	▬	P
ניהול סניפים עם גישה משותפת באינטרנט	▬	▬	P
הפקת דוחות ניהוליים מתוך בסיס הלקוחות בחתכים שונים	P	P	עדיין חלקי
מעקב דיווחים לרשויות			עדיין לא
משאבי חומרה נדרשים	רשת	רשת	התוכנה באינטרנט – לא נדרשים משאבי חומרה מיוחדים
תוכנת הנהלת חשבונות אינטגרטיבית לתוכנה	▬	▬	P באינטרנט
משלוח חשבוניות במייל כחוק	▬	▬	P
צורך בהדפסת חשבוניות ללקוחות המשרד	P	P	אין צורך – החשבוניות יכולות להישמר על מדיה מגנטית ( במחשב)
תיוק מסמכי אופיס	▬	P	▬
סנכרון יומני אאוטלוק	▬	P	▬
הדרכה נדרשת	P	P	מינימאלית
משמש כאלפון לקוחות	P	P	P
העברת לקוחות מקובץ חיצוני (אקסל)	P	P	P
הפקת חשבוניות אוטומטיות במקביל לסליקת אשראי אונליין	▬	▬	P
מחיר רכישה (כולל 5 תחנות) ₪	3000-4000 300+ לכל עמדה נוספת	3600-7500 כולל 10 עמדות	חינם ללא הגבלת עמדות (1)
שרות שנתי	1160	1200	400-800 (1)
תוספת לכל עמדה לשנה	100	▬ עד 10 עמדות	▬

(1) התוכנה ניתנת בחינם לציבור רואי החשבון

חלק מבעלי החברה הינם רואי חשבון אשר היו מעורבים בפיתוח התוכנה. מתוך הבנה כי ציבור רואי החשבון הינו מוביל שוק בתחום זה , החליטה החברה להעניק לציבור זה את התוכנה בחינם עד סוף שנת 2008 ולאחר מכן במחיר סמלי.

לפרטים נוספים http://www.invoice4u.co.il/site/accountant.aspx

______________________________________________________________

הערות

* רו"ח יורם שיפר הינו בעל עניין בתוכנה www.invoice4u.co.il

# פרטי ההשוואה מהווים סקירה כללית.

לקבלת מפרט מלא והצעת מחיר ספציפית רצוי לפנות אל בתי התוכנה.