כללים ועקרונות בנוגע למעקב מעסיק על תכתובת אי-מייל של עובד והחדירה לתכתובת זו

בית הדין הארצי לעבודה קבע עקרונות בכל הנוגע למעקב שעושה המעסיק על תכתובת אי-מייל של עובד במסגרת העבודה והחדירה לתכתובת זו.

עובדות

1. המערערת בע"ע 90/08 (להלן – טלי) טענה כי פוטרה שלא כדין בעת שהיתה בהריון. החברה המעסיקה צירפה לתצהיר שהוגש מטעמה קובץ תדפיסים של תכתובות מיילים ששלחה טלי מתיבת דואר אלקטרוני שסופקה לה במקום העבודה. בית הדין האזורי לעבודה דחה את בקשתה של טלי שלא להתיר למעסיקתה הגשת התכתובות כראייה. נגד החלטה זו מכוון ערעורה של טלי.
2. המערערות בע"ע 312/08 (להלן – החברות) הגישו תביעה נגד המשיב אשר הועסק על ידן (להלן – רן), על נזקים כספיים ואחרים שגרם להן. רן מצידו תבע מן החברות תשלומים בגין תקופת עבודתו וסיומה. במסגרת תצהיריהן, הגישו החברות תדפיסים של תכתובות מיילים ששלח רן במהלך עבודתו מתיבות הדואר האלקטרוני שהועמדו לשימושו האישי ומן התיבה החיצונית-פרטית שלו. התדפיסים הופקו מן השרת האלקטרוני של החברות. כמו כן, צורפו עותקים מהודעות דואר אלקטרוני שנמצאו באמצעות חיטוט בפח האשפה במשרדו של רן. בית הדין האזורי לעבודה הורה על הוצאת תכתובות המיילים מתיק בית הדין. נגד החלטה זו מכוון ערעורן של החברות.

בית הדין הארצי לעבודה פסק

1.       לאור הערך הקנייני החוקתי-אובייקטיבי של המעסיק במקום העבודה, והפררוגטיבה הניהולית שלו; ובשים לב למכלול הגורמים הכרוכים במהותו של מקום העבודה והנובעים ממנו, להגנה הנדרשת מפני חדירת גורמים חיצוניים למרחב הווירטואלי של מקום העבודה, לאופי תפקידו של העובד והנדרש ממנו במהלך העבודה וכל כיוצ"ב - רשאי המעסיק לקבוע, באופן מידתי, כְּלָלֵי אסור ומותר בשימוש במחשב וביישומיו, לרבות איסור מפני שימוש באתרים מזיקים או אתרים מסיחי דעת מן העבודה וצרכיה.  במסגרת זו רשאי המעביד להשתמש בטכנולוגיות שמטרתן לחסום מלכתחילה שימוש בלתי ראוי (blocking) שעושים העובדים במחשב תחת מעקב ולקבוע סוגי הטכנולוגיות שישמשו במקום העבודה למעקב אחר העובדים.

2.       על המעסיק לקבוע את המדיניות הנוהגת במקום העבודה, בכל הנוגע לניהול תיבות דואר אלקטרוני במרחב הווירטואלי בעבודה. עליו להביא לידיעת העובדים, באופן מוסמך ובבירור את המדיניות הנהוגה, לרבות כללי האסור והמותר בשימוש במחשב וביישומיו במרחב הווירטואלי במקום העבודה. על המעסיק לתת ביטוי מפורש ומפורט למדיניות זו בחוזה האישי עם העובד. מן הראוי הוא כי מדיניות המעסיק תמצא ביטויה אף בהנחיות פנימיות, ותגובש בהסכמת ארגון העובדים על דרך של הסכם קיבוצי, או הסדר קיבוצי.

3.       המעסיק רשאי להתיר לעובד עשיית שימוש בתיבות דואר אלקטרוניות במרחב הווירטואלי במקום העבודה. ניהולן הפיזי של תיבות אלה על המחשב, או על השָרָת, במקום העבודה אין בו כדי לשנות מן התנאים והכללים הנדרשים מן הצדדים ליחסי עבודה בכלל ובשימוש במחשב ובטכנולוגיות המידע, בפרט.

4.       קיימת הבחנה מהותית בין שני סוגים עיקריים של תיבות דואר וירטואליות המועמדות לשימושו של העובד. תיבה בבעלותו של המעסיק ותיבה בבעלותו של העובד. ככל שמדובר בתיבת דואר בבעלותו של המעסיק במקום העבודה, נחלק סוג זה של תיבות לשניים: תיבה מקצועית המיועדת לצרכי עבודה בלבד ואסורה לשימושו האישי של העובד. ותיבות אותן מקצה המעסיק לצרכיו האישיים של העובד במקום העבודה ממין תיבה מעורבת ותיבה אישית.

5.       תיבה מקצועית - המעסיק רשאי להעמיד לשימושו של העובד תיבה מקצועית המיועדת לצרכי עבודה בלבד, ולאסור על העובד עשיית שימוש פרטי בתיבה זו. בכפוף לעקרון השקיפות ולמסירת הודעת מדיניות כנדרש, רשאי המעסיק לקיים פעולות ניטור ומעקב אחר נתוני התקשורת וחדירה לנתוני תוכן בתיבה המקצועית, לרבות תכתובת האי-מייל המקצועית שבה. עם זאת, וגם אם העובד קיים תכתובת אישית בתיבה המקצועית בניגוד למדיניות מקום העבודה, המעסיק אינו רשאי להיכנס לנתוני תוכן של אותה תכתובת אישית. אלא אם כן מתקיימים התנאים החריגים המצדיקים חדירה לנתוני התוכן כאמור, לאור עקרונות הלגיטימיות, המידתיות והדין החל, וככל שהמעסיק ביקש מראש וקיבל הסכמת העובד לכך, במפורש, מדעת ומרצון חופשי.

6.       תיבה מעורבת ו/או תיבה אישית - המעסיק רשאי להעמיד לרשות העובד תיבה המשמשת לצרכיו האישיים ולניהול תכתובתו האישית. במסגרת זו רשאי המעסיק להתיר לעובד לקיים תכתובת אישית בתיבה שהועמדה לשימושו לצרכי העבודה ככלל. אפשרות אחרת היא, הקצאת תיבה נפרדת לעובד במסגרתה יוכל לנהל תכתובת אישית שאינה בענייני העבודה ולצרכיה.

בשונה מן התיבה המקצועית, המעסיק אינו רשאי לקיים פעולות מעקב אחר התכתובת שמקיים העובד לצרכיו האישיים בתיבה האישית או בתיבה המעורבת, ואסור לו לקיים חדירה לתוכן התכתובת האישית שמקיים העובד בתיבות אלה, למעט בהתקיים נסיבות חריגות המצדיקות זאת מכח עקרון הלגיטימיות; ורק לאחר שהמעביד נקט באמצעים טכנולוגיים חודרניים פחות המעידים על שימוש בלתי ראוי של העובד בטכנולוגיות שהועמדו לרשותו לצרכי עבודה. בהתקיים התנאים המצטברים הללו על המעסיק לבקש ולקבל הסכמתו המפורשת של העובד מדעת ומרצון חופשי למדיניות הכללית בדבר חדירתו לתיבה האישית או המעורבת, ולתכתובת האישית במסגרתן. בנוסף לכך, ככל שמדובר בחדירה לתיבה המעורבת נדרשת הסכמתו הספציפית של העובד לכל פעולת חדירה של המעסיק לתוכן התכתובת האישית שלו, להבדיל מתכתובתו המקצועית באותה תיבה. ככל שמדובר בתיבה האישית, שמלכתחילה הועמדה לצרכיו הפרטיים בלבד, נדרשת הסכמתו הספציפית של העובד, בגין כל פעולת מעקב הכוללת חדירה לתיבה האישית ולאיסוף נתוני תקשורת ותוכן, לרבות חדירה לתוכן התכתובת האישית.

7.       תיבה חיצונית-פרטית - המעסיק רשאי להתיר לעובד לעשות שימוש בתיבה חיצונית-פרטית בבעלותו של העובד לצרכיו הפרטיים, במרחב הווירטואלי במקום העבודה. נוכח בעלותו הבלעדית של העובד בתיבה החיצונית-פרטית, אסור למעסיק לקיים מעקב של נתוני תקשורת או תוכן על השימוש שעושה העובד בתיבה הפרטית, ואסור לו לחדור לתיבה הפרטית ולתוכן תכתובת האי-מייל של העובד במסגרתה. ככל שהמעסיק סבור כי התקיימו התנאים המצדיקים פעולות כאלה ושכמותן, עליו לפנות לבית הדין האזורי לעבודה בבקשה לסעד הולם מסוג צו אנטון פילר, לחיפוש ולתפישה בתיבה הפרטית של העובד, בהתאמה הנדרשת לעניין. ככלל, ונוכח הפוגענות הטמונה בסעד מעין זה, יינתן הצו במקרים הנדירים ויוצאי הדופן בלבד ובהתקיים התנאים הנדרשים לכך בדין.

8.       סוף דבר – הערעור של טלי התקבל. המשיבים חויבו לשלם לטלי שכ"ט עו"ד בסך של 7,500 ₪. הערעור של החברות נדחה. החברות חויבו לשלם לרן שכ"ט עו"ד בסך של 7,500 ₪.

**** המאמר באדיבות עו"ד הילה פורת, מנהלת ובעלת משרד עורכי דין הילה פורת ושות' המתמחה במתן שירותים משפטיים מגוונים למעסיקים בתחום דיני העבודה, מנהלת הפורטל "עולם העבודה" ומחברת הספרים : " דיני עבודה – המדריך המלא" ו-"חוזים והסכמים בדיני עבודה".

לאתר האינטרנט של עו"ד הילה פורת: http://www.hilaporat.co.il