הנחיות לרישום חברה בדואר האלקטרוני
רמי אריה, עו"ד ורו"ח
משרד המשפטים-רשות התאגידים – היחידה לשירות הציבור, הוציאה הודעת תזכורת וריענון נהלי רישום חברה בדואר האלקטרוני כחלק מההערכות השנתית שלה לעומס ברישום החברות בחודש ינואר.
במסגרת שיפור השירות לציבור, ניתן להגיש לרישום כל חברה פרטית (למעט חברה זרה) בדואר אלקטרוני. אמצעי רישום זה, מיועד בשלב הנוכחי לעורכי דין אשר בבעלותם כרטיס חכם ותוכנת חתימה של "נט המשפט".
הנחיות למשלוח הבקשה:
אנא מלאו אחר ההנחיות הבאות בקפידה רבה. הנחיות אחידות אלו, הן אלו המאפשרות לנו את מתן הטיפול היעיל והמהיר בבקשות רישום החברה. בקשה שתוגש בסטייה מהנחיות אלו – תדחה ללא כל טיפול.
• לפני משלוח הבקשה אנא ודאו, כי מונחים לפניכם מסמכים הערוכים, חתומים, ומאומתים במקור הכשרים להגשה גם כתיק פיזי והכוללים [ לא יותר מ 20 עמודים ]
• טופס הגשת מסמכים לרישום חברה בדוא"ל הכולל שלוש חלופות שונות בצורה מהותית ומשמעותית לשם החברה המבוקש.
• מסמכי הבקשה לרישום חברה או טופס בקשה לרישום חברת יחיד אזרח ותושב ישראל במסלול מהיר שלא נערך בו כל שינוי מלבד מילוי פרטים.
• אגרת רישום חברה ששולמה בכרטיס אשראי בשירות התשלומים הממשלתי בלבד. ניתן לצרף תשלום עבור העתקים מתאימים למקור, אך לא יותר מ 2 העתקי תעודה, ו 3 עותקי תקנון.
• יש לסרוק את כל שלושת הדפים לקובץ אחד בלבד, לפי הסדר שצוין לעיל. סוג הקובץ - PDF בלבד. שם הקובץ יהיה צירוף של שם עורך הדין ושם החברה המבוקשת ( ללא גרשיים )
לדוגמא : ישראל ישראלי עסקים בע"מ
• עורך הדין אשר אימת את בקשת רישום החברה, בחתימתו ובחותמתו, יחתום את הקובץ בכרטיס נט המשפט האישי שלו. לאחר החתימה יש לצרף הקובץ לדואר אלקטרוני, ובשורת הנושא לציין לפי הסדר הבא : שם עורך הדין, טלפון נייד בלבד של עורך הדין ( זהה לטלפון שבטופס "הגשת מסמכים לרישום חברה בדואר האלקטרוני") , שם החברה המבוקש. לדוגמא :
עו"ד ישראל ישראלי 050/1234567 עסקים בע"מ
• אין לכתוב כל טקסט, או לבקש בקשה כלשהיא, בתוכן הדואר האלקטרוני.
הטיפול בבקשה:
• כל בקשה שתגיע עד שעה 09:00 ביום עבודה, שהוא יום עבודה רגיל ומלא, תטופל באותו יום, עד שעה 20:00 והתשובה תשלח לפונה בדוא"ל.
• ככל שיהיה ליקוי שניתן לפתור טלפונית, נציג המחלקה המשפטית ברשם החברות יערוך שני ניסיונות התקשרות בלבד, לטלפון הנייד של עורך הדין. אם לא ייווצר קשר טלפוני, תדחה הבקשה בו ביום, ועל עורך הדין יהיה להגישה כבקשה חדשה.
• דוא"ל התשובה של רשם החברות יכיל את תעודת ההתאגדות של החברה ( אם הטיפול הסתיים ברישום) או נימוקי דחיית הבקשה
( אם הטיפול הסתיים ללא רישום) .
• תעודת התאגדות, והעתקים מאומתים ככל ששולם בעדם, ישלחו בדואר הרשום בלבד, ללא אפשרות לאיסוף ידני.
דגשים והבהרות :
• תיבת המייל
[email protected] , משמשת אך ורק לקליטת בקשות רישום חברה, ושיגור תשובות רשם החברות, בדבר סיום הטיפול. התיבה איננה משמשת לכל התכתבות אחרת, ודוא"ל שישלח לתיבה זו לא יענה.
• אין לפנות בבקשות לבירור בדבר סיום הטיפול בבקשה, לפני שחלף יום העבודה שבו היא מטופלת.
• בבחירת שם החברה, יש לבדוק שהשם המבוקש אינו זהה או דומה לשם שכבר רשום ברשם החברות או ברשם סימני המסחר.