על מסמכים ממוחשבים, הוראות ניהול ספרים ואינטרנט

על מסמכים ממוחשבים, הוראות ניהול ספרים ואינטרנט
מאת רו"ח יורם שיפר*

התנאים המאפשרים משלוח חשבוניות במייל
שלטונות מס הכנסה ערכו לפני מספר שנים שינויים בהוראות ניהול ספרים על מנת להתאים אותן לתקופתנו - דהיינו לתקופת האינטרנט.
הסעיף הדן ב"מסמכים ממוחשבים" הינו סעיף 18ב' להוראות שכותרתו "כללים למשלוח מסמכים ממוחשבים".
טרם ישומו של סעיף זה יש לקרוא את סעיף ההגדרות של "הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות) התשל"ג -1973 " שהינו הסעיף ראשון בהוראות אלו.

בסעיף זה מוגדר "מסמך ממוחשב" כלהלן:
(1) הוא נוצר,נשלח,נקלט,נראה ונשמר באמצעים ממוחשבים.
(2) הוא חתום בחתימה אלקטרונית של עורך התיעוד.
הגדרת "חתימה אלקטרונית ניתן לראות בחוק חתימה אלקטרונית התשס"א - 2001 .
בעקרון , חתימה אלקטרונית הינה קוד הצפנה בו מוצפן המסמך ומוגן מפני שינויים כך שמקבל המסמך יכול לראות שהמסמך אכן חתום בחתימה אלקטרונית על ידי פיענוח ההצפנה בקוד שמסופק על ידי השולח.

עיננו הרואות כי מסמך ממוחשב חייב להיות חתום בחתימה אלקטרונית על מנת שיוכל להיכנס למסגרת סעיף 18ב' כלעיל ויוכל להישלח על פי הקבוע בסעיף זה - כלומר באמצעות מחשב או אם נהיה ספציפיים יותר - באמצעות דואר אלקטרוני.
כמובן שקיימים אמצעים ממוחשבים למשלוח מסמכים כגון קו נל"ן , רשתות וכד' - אולם הדרך הנפוצה ביותר למשלוח מסמך ממוחשב הינה בדואר האלקטרוני.

הגדרת מסמך ממוחשב מתייחסת ל:קבלה,חשבונית,והודעת זיכוי.חשוב לציין כי תעודת משלוח אינה כלולה בהגדרה זו בשל הסיבה שתעודת משלוח אמורה להתלוות אל הטובין ואין לשלוח אותה באופן אחר.

התנאים שעל הנישום המבקש לשלוח מסמכים ממוחשבים למלא
קבלת התקבול תהיה בכרטיס אשראי לפקודתו או בשק משורטט לא סחיר או בהעברה בנקאית ישירה.
הנישום יודיע לפקיד השומה בדואר רשום על כוונתו זו לפני משלוח המסמך הראשון.
הנישום יקבל את הסכמת המקבל בכתב או באופן ממוחשב לפני משלוח המסמך הראשון וישמור הסכמה זו כחלק בלתי נפרד ממערכת חשבונותיו - ניתן לדעתי לבצע דרישה זו גם על ידי משלוח הודעה למקבל במייל ולהודיע לו כי חוסר התנגדות מצידו תהווה הסכמה הואיל ויש בטחון בקבלת ההודעה על ידי הלקוח כל עוד המייל ממנו חזר .

התנאים שעל המסמך הממוחשב למלא
כאמור לעיל - הוא חתום בחתימה אלקטרונית "מאובטחת" (ראה הגדרה בחוק חתימה אלקטרונית - הכוונה לחתימה ברמת האישור הנמוכה ביותר).
המילים "מסמך ממוחשב" ירשמו על המסמך בצורה בולטת.
המסמך נוצר בהפקה אוטומטית מתוך הקובץ הקבוע שבמערכת החשבונות בלא הקלדה נוספת או נוצר בסריקת התיעוד .
למותר לציין כי הוספת החתימה האלקטרונית והמילים "מסמך ממוחשב" אינן פוגעות בדרישת המקוריות הנ"ל.

על החיסכון הנובע לעסק ממשלוח חשבוניות בדואר האלקטרוני
עסקים רבים טרם הפנימו את העובדה כי משלוח חשבוניות בדואר האלקטרוני הינה פעולה יעילה ומאד חסכונית- "על פי סקר שנערך על ידי פירמת רואי החשבון "שיפר,פוגל,ליבנה" בשנת 2004 - רק 1% מהעסקים השתמשו בחתימה דיגיטאלית".
אני נתקל מדי יום ביומו בעסקים אשר שבויים בקונספצית משלוח החשבוניות בדואר כברירת מחדל ולא טרחו אף לרגע לחשוב ברצינות על מעבר למשלוח החשבוניות ללקוחותיהם באמצעות הדואר האלקטרוני, וזאת למרות ששלטונות מס הכנסה יזמו לפני זמן רב תיקון בחקיקה המאפשר לבצע זאת - לזכותם , זוהי ראייה מאד מתקדמת שאפילו הקדימה את זמנה.

כיום , בניגוד לעבר הקרוב מאד - שנה עד שנתיים - אין כמעט בית או עסק שאינו מחובר לאינטרנט ומחזיק בכתובת פעילה של דואר אלקטרוני הניתן בחינם כמעט בכל פינה אפשרית באינטרנט.
לפי סקר שנערך בחודש יולי 2006 עולה כי בישראל 3.7 מליון משתמשי אינטרנט ואילו 99% מהם עושים שימוש בדואר אלקטרוני.

על היתרונות הגלומים במשלוח חשבוניות ומסמכים חשבונאיים בדואר האלקטרוני לא ארחיב ורק אציין אותם:
מהירת העברה , בטחון בהגעת המסמך למקבל (דואר אלקטרוני שלא חזר) , אפשרות תשלום מקוונת , חסכון כספי כפי שיוצג להן,סדר,אפשרות אחזור, משלוח חוזר,בטחון במקוריות וזהות השולח,קבלת מסמך מקור שניתן על פי החוק לשמור במדיה אלקטרונית ללא צורך בהדפסה (הוראות ניהול ספרים-סעיף 18ב ) ועוד.

חישוב החיסכון הכספי הנובע ממשלוח חשבונית בדואר האלקטרוני.
לא לחינם עורכות החברות הגדולות במשק מאמצים רבים לשכנע את לקוחותיהם למסור להן את כתובת הדוא"ל ונותנות אפילו בונוסים למי שמספק להן כתובת זו - שכן הן כבר הפנימו את היתרון הכספי הגדול הנובע ממשלוח חשבונות בדוא"ל ( פלאפון משיקה שרות "חשבוניות במייל" )-לאחר קריאת המאמר יוכל הקורא ללמוד על הרווח של חברת פלאפון בלבד שהגיע כבר למיליוני שקלים בזכות המעבר למשלוח חשבונית במייל, וזו רק ההתחלה.
אני גם משוכנע שברשות הדואר מאד לא יאהבו לקרוא מאמר זה כי מכל שקל שנחסך לחברות העושות שימוש במייל - נגרע שיעור מסוים מרווחי דואר ישראל.

מרכיבי העלות שיש לקחת בחשבון במקרה של משלוח חשבוניות בדואר הינם:
עלויות הדפסה - מחיר להדפסת דף על ידי המדפסת
עלויות נייר - דף רגיל או דף מודפס מראש
מחיר המעטפה
מחיר בול דואר
עלות כוח אדם או עלות שרות של מיון, איסוף, קיפול, הכנסה למעטפה, רישום כתובת ומסירה לדואר - ישנן חברות שמחזיקות מחלקה שלמה לטיפול בדואר יוצא.

סך עלות המרכיבים הנ"ל נעה כיום בין 2.5 ל 3 שקלים לפחות , כך שחברה השולחת 1000 חשבוניות לחודש תחסוך עשרות אלפי שקלים לשנה במשלוח החשבוניות במייל.
מנגד - מה העלות למשלוח החשבונית בדואר אלקטרוני? - כמעט אפס!!! - "כמעט" הואל ונדרשת עלות לחתימה האלקטרונית , אך זו נמצאת בשוליים , כמו כן אם נעמוד על החסרונות , נוכל למנות את ה"בירוקרטיה " הכרוכה במתן ההודעות השונות כנדרש בחוק , לרכוש מערכת יקרה לצורך ביצוע החתימה במידה ולא משתמשים בתוכנה ייעודית מובנית עם חתימה והאינטגרציה הדרושה בין התוכנה והנהלת החשבונות.

*רו"ח יורם שיפר הינו מבעלי אתר www.invoice4u.co.il המאפשר להפיק חשבוניות ולשלוח אותן במייל.