גיבוי וארכוב מסמכים בארגון - לא מספיק לשמור ברשת

גיבוי וארכוב מסמכים בארגון - לא מספיק לשמור ברשת

סיגל שפיץ-טולדנו, רו"ח, ודניאל אגמון

עד לפני כמה עשרות שנים, ארכוב וגיבוי מסמכים משרדיים היה אוסף ניירות שנשמרו בקלסרים וגובו ע"י צילומים. כיום, מרבית ניירות העבודה קיימים בצורתם המגנטית.

מחד, הדבר מאפשר יכולת גיבוי וארכוב גבוהה בהרבה, ומאידך, הסיכון של מחיקת הקבצים במחי יד ובלחיצת כפתור פשוטה על ידי העובדים, עלול להביא לאיבוד מסמכים יקרי ערך, שהארגון עשוי להזדקק להם בעתיד, לדוגמה בעת תביעות משפטיות, אנליזות עסקיות וחקירת מעילות.

להלן 5 צעדים שיש לשקול על מנת לשפר את יכולת הגיבוי והארכוב של הארגון:

1. הפוך את הארכוב לדבר שבשגרה - ארכוב החומרים בחברה צריך להפוך לתהליך עבודה טבעי וכנוהל עבודה ברור לכלל העובדים. זה אומר, שמירת כל מסמך בתיקיות, אי מחיקה יזומה של גרסאות ושל מסמכים מהמחשב. תוכל ליעד כונן מיוחד ברשת שיכלול גרסאות אחרונות של דו"חות וחוזים, אותו תגבה באופן אוטומטי אחת לשבוע בדיסק חיצוני. כיום קיימים פתרונות לעסקים קטנים-בינוניים בדמות תוכנות שמבצעות ארכוב אוטומטי לאימיילים, ללא תלות בעובדים, וכן קיימות אפשרויות לגיבוי תיקיות הרשת בשרתים חיצוניים.

2. תכנן מראש את ניירות העבודה - תוכל להקל על אחזור החומר על ידי יצירת תבניות מוכרות למסמכים. לדוגמא, תוכל לקבוע כי בכל ראש מסמך תכתב מילת מפתח שתגדיר את מהותו: "שם הפרויקט", "חוזה עבודה", "כח אדם", "שם העובד" וכד'. יש להנחות את העובדים לנסח את שורת הנושא באימיילים באותו אופן.

3. סרוק את המסמכים הקיימים - שמירת מסמכים מנייר מועדת לפורענות. חוזים חתומים וטפסים שונים עלולים ללכת לאיבוד, מבלי שיש להם גיבוי, וכן עלולים "להיעלם" על ידי גורמים שמעוניינים בכך. רצוי כי מוקדם ככל שניתן, תסרוק את כל המסמכים הישנים שברשותך, וכן תסרוק מעתה את המסמכים העתידיים. תוכל לעשות שימוש בתוכנות שקוראות את המסמכים ומתייגות אותן על פי מילות מפתח באופן אוטומטי, וכך מאפשרות לך לבצע חיפוש גם בתוכן המסמכים. לפני מספר שנים משרד האוצר יזם תהליך דומה בדמות גיבוי תיקי הפנסיה. תהליך זה אמנם מייצר עבודה שנראית, לכאורה, כמיותרת, אך למעשה מאפשר לך לגבות את החומרים באופן בטוח יותר, לאחזר את החומר במהירות, וגם לחסוך לך מקום רב במשרד בכלל ובשולחן העבודה בפרט.

4. הצב את הארכיב במקום בטוח - הרס פיזי של הארכיב עלול להיות הרה אסון. ארכיב צריך להיות מוצב במקום בטוח: יש למקם אותו בחדר פנימי/תת קרקעי המרוחק מסיכונים כגון שינויי מזג אוויר, אסונות ופריצה. כמו כן יש לשקול הצבת מטף עם אבקה (ולא עם מים) על מנת לשמור על מסמכים מנייר. מומלץ לעשות זאת בשיתוף עם אנשי מקצוע שמתמחים בנושא. לשמירת חומרים בקנה מידה רחב (מאות מסמכים ביום), יש צורך להשתמש בשירותיהן של חברות פרטיות שמגבות ומתחזקות מדיה מגנטית ע"פ תקנים בינלאומיים, תוך שימוש בטכנולוגיה מתקדמת.

5. גבה את סביבת העבודה - ארכוב וגיבוי אינם מסתכמים רק בגיבוי מסמכים ואימיילים. כיום, סביבת העבודה הממוחשבת תלויה בהגדרות רשת רבות אשר המשתמש הממוצע ודאי אינו מכיר ואינו מודע להן. לדוגמא, במקרה של הרס שרתי המשרד (שלרוב מוצבים במשרד עצמו וחשופים לנזקים חיצוניים כגון אש וגניבה), השחזור והחזרה לשגרת העבודה תלויים באופן קריטי בהגדרות אלו, שנעשו בעת הקמת המשרד. ללא גיבוי זה, חזרה לפעילות עשויה לקחת זמן רב (תלוי בגודל הארגון ובמורכבות הרשת). הגיבוי צריך לכלול את כלל המרכיבים של רשת הארגון (מערכת הפעלה, אמצעי אבטחה, הרשאות וכד') ועליו להתעדכן באופן קבוע, בעת תחלופת עובדים או שינוי הרשת.

____________________________________________________________________

*רו"ח סיגל שפיץ טולדנו הנה מנכלית שותפה בחברת הייעוץ דיס ביקורת ואבטחת מידע, ודניאל אגמון הנו יועץ במחלקת ביקורת פנימית וניהול סיכונים בחברה.

חברת דיס ביקורת ואבטחת מידע, מתמחה במתן שירותים מקצועיים ע"י מומחים בתחומי ביקורת פנימית, ניהול סיכונים ואבטחת מידע. החברה אשר הוקמה בשנת 2006 משלבת ידע וניסיון עשיר - הן בפן התהליכי והן בפן הטכנולוגי, ומסייעת לארגונים לשפר ולייעל תהליכים, לחסוך בהוצאות ולמקסם את רמת האבטחה בארגון. על לקוחות החברה בארץ ובעולם נמנים גופים פיננסיים, רשויות מקומיות, חברות ממשלתיות, חברות טלקום ועוד.