מנהלים יקרים, האם כבר בדקתם?

מנהלים יקרים, האם כבר בדקתם?!

מילי אשל ורו"ח סיגל שפיץ טולדנו

תקופה זו המאופיינת במשבר כלכלי, חששות רבים ולא מעט אי וודאות, היא אולי דווקא הזדמנות טובה להפנות את תשומת הלב לנושאים אותם אינכם בודקים באופן תדיר, נושאים שהעלו מעט אבק ואינם מקבלים מספיק התייחסות.

שאלה זו מופנית אליך המנהל הכללי, מנהל הכספים, מנהל מערכות המידע, מנהל התפעול, מנהלים רבים אחרים, המבקר הפנימי והדירקטור של הארגון. האם קיימים נושאים ותהליכים בארגונכם שטרם טופלו? כאלה ש"שוכבים על המדפים ומעלים אבק" ?

האם לצד הנושאים הנפוצים שנבדקים ומבוקרים באופן תדיר כמו רכש ומלאי, בדקתם גם את נושא הגבייה בארגון? מהם מאמצי הגבייה שבוצעו בשנים האחרונות? כיצד טיפלו ב"חובות אבודים" ובכלל כיצד מנוהל מערך הגבייה. קיום ביקורת וביצוע בדיקות בתהליך זה יכול להשפיע על תזרים המזומנים של הארגון בייחוד בתקופת המיתון הנוכחית.

נושאים רבים זוכים לחשיבות נמוכה מצד הארגון, על אף שהם בעלי השלכות מהותיות לא פחות מאלה המטופלים בצורה טובה יותר. אנו ממליצים לנצל תקופה זו על-מנת להסיר את האבק שמכסה נושאים כגון:

הטרדה מינית- האם חוק למניעת הטרדה מינית מיושם בארגונך? האם נקבעה בארגונך דרך יעילה להגשת תלונה בשל הטרדה מינית ולבירור התלונה? האם היו תלונות שמישהו החליט לטאטא מתחת לשטיח?

שיווק ופרסום- ביקורת מתקדמת ובדיקות בנושא מדיניות השיווק והפרסום בארגונך יכולה אף היא לתת ערך מוסף לארגונך בתקופת המיתון. סיכון גבוה קיים לארגון שלא מנהל מדיניות שיווק נכונה ואפקטיבית. תקציב לצורכי שיווק ופרסום ללא מדיניות נכונה וללא השקעת משאבים בקהל היעד המתאים יכול בנקל לגרום להוצאות גבוהות שלא נוצלו כיאות.

ניהול כח אדם- לצד הקיצוצים בכח האדם ובהיקף המשרות כדאי גם לך לסייע ולבדוק כיצד נערכים בנושא כח האדם ואיוש משרות. אבטלה סמויה והעדר ניתוח עיסוקים נכון מהווים סיכון גבוה בהתנהלותו של הארגון. ביקורת וביצוע בדיקות בנושאי המשאב האנושי בארגונך הינן קריטיות בייחוד בימים אלו. ייתכן ומניעת כוח אדם עודף באופן שוטף יחסוך כספים לארגונך גם בתקופות טובות יותר, אך לבטח יוכל למנוע קיצוצים כה רחבים בהקפי כוח האדם.

כיצד מאובטח המידע בארגונך? האם קיומה של משרת מנהל אבטחת מידע בארגונך פותרת אותך מלערוך ביקורת ובדיקות בנושא? תשובתנו נמצאת בגוף השאלה. מבקרים פנימיים נרתעים פעמים רבות מלכלול נושאים טכנולוגיים בדוחות הביקורת ובכך נמנעת ביקורת בונה לתהליכים טכולוגיים ומערכות מידע בארגון. מיותר לציין כי היקפן הכספי וההשקעה במערכות מידע הינן לרוב גבוהות מאוד.

ניהול פרויקטים- האם בוצעה בחירת מוצר מושכלת, האם ההתקשרות עם קבלנים והליך התימחור נערכו על פי כללי מינהל תקינים והאם הפרויקט תואם את צרכי הארגון? שאלות אלו חייבות לקבל מענה הולם על מנת שניתן יהיה להניח את הדעת בכל הנוגע לבזבוז משאבים שלא לצורך.

ניהול ידע ומידע- מהי מדיניות ארגונך בנושא ניהול מידע וידע? האם המידע והידע בארגונך מנוהל נשמר ומאוחזר באופן נכון? האם קיימת פלטפורמה טכנולוגית לצורך ניהול מידע המסייעת בידי ההנהלה בעת קבלת החלטות? ניהול ידע איננו עוד אמרה חסרת תוכן, ניהול ידע חשוב להמשכיותו של כל ארגון ובייחוד בימים בהם בעלי ידע רבים עוזבים את הארגון. הארגון חייב לשמר את הידע הקיים בקרב עובדיו, לשפר את תהליכי ניהול הידע ולוודא כי הם כלל קיימים.

* רו"ח סיגל טולדנו שפיץ הנה שותפה בחברת דיס ומילי אשל הנה מנהלת תחום ביקורת פנימית בחברה. כתובת האתר של החברה: www.this.co.il