מדריך "הישרדות" מקוצר למנהלי עמותה

אישור ניהול תקין

אישור זה ניתן מטעם רשם העמותות ויינתן רק בתום שנתיים של פעילות רצופה, עמידה בכללי ניהול תקין והגשת המסמכים המפורטים כדלקמן:

· דוח כספי הכולל ביאור לגבי נותני התרומות מעל 20 אלפי ₪ וחתום על ידי שני חברי ועד.

· דוח מילולי חתום על ידי שני חברי ועד.

· פרוטוקול אסיפה כללית בדבר אישור הדוחות הכספיים והדוח המילולי חתום על ידי שני חברי ועד.

· המלצות ועדת הביקורת הן בקשר לדוחות הכספיים והן בקשר לדוח המילולי חתום על ידי לפחות אחד מחברי ועדת ביקורת.

· רשימת 5 מקבלי השכר הגבוה.

· פרוטוקול בחירת מוסדות העמותה: ועד, ועדת ביקורת, רו"ח ומורשי חתימה.

· אישור תשלום אגרה.

· הודעה בדבר קבלה/אי קבלה תרומות מאישיות זרה.

הדוח/פרוטוקול יכלול את שם החותם וישלחו מסמכים מקוריים.

קנסות מנהליים

רשם העמותות יכול להטיל קנסות מנהליים על העמותה וחברי הועד בגין הפרת חובות כגון אי ניהול פנקס חברים, פנקס חברי ועד ופנקס חשבונות, אי רישום פרוטוקול אי קיום אסיפה כללית, אי מתן זכות עיון לחבר ועד/ועדת הביקורת או הגוף המבקר, אי הגשת מסמכים לרשם וכיו"ב.

דוח מילולי

הדוח המילולי יתאר באופן תמציתי ובהיר את פעילות העמותה ואת המבנה הארגוני כדלקמן:

· הפעילות העיקרית שביצעה העמותה לצורך קידום מטרותיה לרבות התייחסות לנתונים המופעים בדוחות הכספיים.

· תיאור המבנה הארגוני לרבות שמות נושאי משרה.

· שמות של תאגידים שיש להם זיקה לעמותה ו/או לחברי עמותה.

· היקף מתן השירותים שניתן לעמותה ע"י נותני שירותים המהווים חלק מרכזי בפעילות אין חובה לציין שמות.

· השימושים העיקריים שעשתה העמותה בכספי תרומות במהלך הדו"ח.

· עלויות גיוס תרומות.

· כספים ונכסים אחרים שהעבירה העמותה שלא במסגרת מימוש מטרותיה בלא תמורה במהלך שנת הדוח, לרבות פרטים לגבי הגורם הנעבר.

· פירוט עסקאות במקרקעין שביצעה העמותה.

· פירוט הדרישה של גורם חיצוני ומוסמך לתקן ליקויים.

· אירועים חריגים שאירעו בעמותה.

· כל עניין מהותי אחר שאירע בשנת הדוח.

מוסדות חובה בעמותה

· אסיפה כללית

· ועד מנהל

· ועדת ביקורת

· רואה חשבון מבקר

אסיפה כללית

האסיפה הכללית היא גוף הכולל את כל חברי העמותה, וחובה עליה להתכנס על פי חוק מידי שנה.

סמכויות האסיפה הכללית:

· קביעת מספר חברי הועד ובחירת ועד העמותה.

· בחירת ועדת ביקורת או גוף מבקר.

· מינוי רואה חשבון מבקר.

· אישור דוחות כספיים שנתיים ודוחות מילוליים.

· קבלת החלטות בדבר שינוי תקנון, מטרות או שם עמותה.

ועד מנהל - מונה לפחות שני חברי עמותה

הועד מנהל את ענייני העמותה ובידיו כל סמכות שלא נתייחדה בחוק או בתקנון למוסד אחר.

מוטלת עליו האחריות לפעול לטובת העמותה במסגרת מטרותיה ובהתאם לתקנון ולהחלטות האסיפה הכללית

ועדת ביקורת

בועדת ביקורת יכהנו לפחות שני חברי העמותה או רואה חשבון שאינו מבקר את הדוחות הכספיים או גוף אחר שאושר על ידי רשם העמותות.

תפקידי ועדת הביקורת:

· לבדוק את תקינות פעילות העמותה כולל התאמה למטרותיה.

· לבדוק את השגת יעדי העמותה ביעילות וחסכון.

· לעקב אחר ביצוע החלטות האסיפה הכללית והועד

· להציע דרכים לתיקון ליקויים.

· לבדוק את ענייניה הכספיים של העמותה.

· לבדוק כל נושא אחר הקשור לפעילות העמותה.

· הבאת מסקנות בפני ועד העמותה ובפני האסיפה הכללית.

· התייחסות לדוח המילולי של חברי ועד העמותה.

רואה חשבון מבקר

נכון לשנת 2009 עמותה שהמחזור הכספי שלה לשנת 2008 עולה על סך של 1146 אלפי ₪ חייבת למנות רואה חשבון שיבקר את דוחותיה הכספיים.

מאפיינים עיקריים של עמותה

איסור חלוקת רווחים וקיום פעילות עסקית.

פעולה אך ורק במסגרת המטרות המאושרות של עמותה.

החברות בעמותה היא אישית, אין אפשרות להעבירה לאחר.

אין לחבר עמותה זכות קניינית בעמותה.

מטרות העמותה

אחד הנושאים המרכזיים הנבדקים לעניין תקינות פעילות העמותה הוא קיום מטרותיה הרשומות

על ידי הרשם.

עמותה אינה רשאית לבצע פעולות שאינן במסגרת מטרותיה הרשמיות אף אם מדובר בפעולות חשובות המסייעות לציבור או נזקקים.

שינוי מטרות העמותה כיצד?

אם השינוי הוא למטרה קרובה למטרות הקיימות של עמותה אז רשם העמותות יכול לאשרו.

שינוי למטרה שאינה קרובה למטרות הקיימות של העמותה יבוצע על ידי בית המשפט המחוזי.

קובץ נהלים בכתב

רשם העמותות בודק קיום קובץ נהלים בכתב. על העמותה לדאוג לקיומם של נהלים מקצועיים ומפורטים בכתב. היקף הנהלים ורמת הפירוט שלהם יותאם להיקף הפעילות של העמותה. דוגמאות לנהלים: נוהלי קבלת עובדים לעמותה, נוהל נוכחות עובדים בעבודה, נוהל קופה קטנה , נוהל רכישות, נוהל מתן מלגות וכיו"ב.

תרומות - פנקס תורמים

פנקס התרומות יכלול : שם התורם, תיאור הנכס שהתקבל ומועד קבלתו.

עמותה חייבת לנהל פנקס תורמים פנימי ולרשום בו את כל הנכסים (לרבות כספים) שקיבלה כתרומות או כמתנות.

קרבה משפחתית

· לא יועסקו קרובי משפחה של חברי ועד/ועדת ביקורת

· ניתן להעסיק קרובי משפחה של חברי ועד בשני תנאים:שכרם לא יעלה על 10% מהשכר שמשלמת העמותה, לא יכהנו כחברי ועדת הביקורת.

ניגוד עניינים

חבר ועד/ועדת הביקורת לא ייתן שירותים נוספים בשכר שלא כחבר ועד/ועדת ביקורת

חבר ועד לא יכהן בתפקיד של חבר ועדת ביקורת

חשבון בנק

פתיחת חשבון בנק על שם העמותה, מורשי חתימה בהתאם לתקנון.

תשלומים במזומן - מוגבלים לקופה קטנה בלבד

שימוש בהמחאות

המחאות יחתמו על ידי שני מורשי חתימה. אין לחתום על שקים מראש.

העברת כספים מחשבון לחשבון תעשה באמצעות פקס וחתימות של מורשי חתימה.

כרטיס אשראי

שימוש בכרטיס אשראי יהיה אפשרי בכפוף להתקיימות אחד מהתנאים הבאים:

· כרטיס האשראי מוגבל בסכום עבור הוצאות המותרות במסגרת קופה קטנה. החלטה בדבר הוצאת כרטיס כאמור תיחתם על ידי שני מורשי חתימה.

· כרטיס אשראי שהשימוש בו כפוף לקיומה של יתרה כספית בחשבון ייעודי שנפתח לצורך השימוש בכרטיס זה. העברת כספים לחשבון בהוראה חתומה על ידי שני מורשי חתימה לצורך הוצאה מסוימת בציון מטרת העברה.

תשלומי מלגות

חלוקת מלגות בעמותה תתבצע בהתאם לקריטריונים קבועים, שווים ופומביים.תשלומי מלגות יבוצעו באמצעות שיקים ל"מוטב בלבד".

נכסי העמותה

על חברי הועד להקפיד שכל נכסי העמותה יהיו רשומים על שמה ולהפיק מהם את המרב.

*** ליהל יעקב רביע, רו"ח ממשרד אלישע סער ושות' רואי חשבון, מקבוצת אליוט ישראל.