מתי יכול מעביד לחדור לתיבת הדואר האלקטרוני של עובד?

בית הדין הארצי לעבודה נדרש לראשונה לשאלות הנובעות משימוש שעושה העובד במחשב, בטכנולוגיות מידע ובתכתובת דואר אלקטרוני בתיבות דואר וירטואליות במקום העבודה. (ע"ע 90/08; 312/08 טלי איסקוב ענבר ואח' נ' מדינת ישראל – הממונה על עבודת נשים ואח', מיום 08.02.2011).

העובדות

בעניין טלי איסקוב (ע"ע 90/08) טענה המערערת, טלי איסקוב (להלן: "העובדת"), כי פוטרה שלא כדין בעת שהייתה בהריון. על רקע זה סבה המחלוקת בין הצדדים בדבר המועד בו נכנסו לתוקף פיטוריה מעבודתה במשיבה, חברת פאנאיה בע"מ (להלן: "המעבידה"). לטענת המעבידה, בעת שהודיעו לעובדת על הפסקת העסקתה לא הייתה בהריון, ובחודשיים שחלפו למן ההודעה ועד סיום העבודה בפועל, עסקה בחיפוש מקום עבודה חלופי. לביסוס גרסתה צירפה המעבידה לתצהיר שהגישה קובץ תדפיסים של 48 תכתובות אימייל ששלחה העובדת מתיבת הדואר הוירטואלית, שסופקה לה במקום העבודה. בית הדין האזורי בת"א דחה את בקשתה של העובדת שלא להתיר למעבידה הגשת תכתובות האימייל כראיה וקבע, כי ניתנה הסכמתה מכללא לחדירה לתיבת הדואר האישית שלה במקום העבודה.

בעניין אפיקי מים (ע"ע 312/08) עשה המשיב, רן פישר (להלן: "העובד") שימוש בתיבות דואר אישיות שהוקצו לו במקום העבודה, בשעות העבודה ולאחריהן, וכן בתיבת דואר חיצונית-פרטית בבעלותו netvision)). במסגרת התביעה, הגישו המערערות (להלן: "המעבידות") תדפיסים מתכתובות אימייל ששלח העובד במהלך עבודתו מתיבות הדואר שהועמדו לשימושו האישי ומן התיבה החיצונית-פרטית שלו. העובד התנגד להגשת תכתובות אלה כראיה וטען, כי הכילו תכתובת אישית שלו, ובמיוחד אלה שהופקו מתיבת הדואר הפרטית, שכללו תכתובות פרטיות שלו עם צדדים שלישיים. בית הדין האזורי בנצרת קבע, כי חדירת המעבידות לתכתובת האימייל הפרטית של העובד והגשתה כראיה מהווה פגיעה חמורה בפרטיותו כעובד, ואין להגיע למסקנה לפיה נתן הסכמתו לעיון בתדפיסי האימייל מתיבת הדואר הפרטית שלו בשל כך בלבד שנמצאו בפח האשפה שבתחומי המעבידה. אי לכך, הורה על הוצאת תדפיסי תכתובות האימייל מתיק בית הדין.

פסק הדין

במערך זכויות הצדדים ליחסי עבודה וחובותיהם נדרש איזון בין שני עיקרים אלה: מחד גיסא, זכות הקניין של המעסיק במחשב, וזכותו הניהולית בקביעת גבולות השימוש בטכנולוגיות המחשב שהוא מעמיד לרשות העובד לצורכי עבודה ולצרכיו הפרטיים, לרבות קביעת מדיניות ואמצעי מעקב, בנוגע לשימוש העובד במחשב ובטכנולוגיות המידע שהועמדו לרשותו. זאת, תוך הימנעות מחשיפה למידע אישי של העובד, שאינו קשור לצורכי העבודה. מאידך גיסא, עומדות לעובד הזכות לכבוד והזכות לפרטיות במקום העבודה, זאת אף בשימושו בטכנולוגיות המחשב שהעמיד המעסיק לצרכיו האישיים, וזכותו לפרטיות ולהגנה מפני מעקב המעסיק בעבודה בנוגע לשימוש האישי שעושה העובד במחשב ובטכנולוגיות במסגרתו.

קיימות שלוש הנחות מוצא: האחת, למעסיק הפררוגטיבה לקבוע אם העובדים מורשים לעשות שימוש בטכנולוגיות האינטרנט לצורכיהם הפרטיים, ועד כמה מותר להם לעשות כן; השנייה, השימוש בטכנולוגיות מידע ובאמצעי תקשורת אלקטרוניים במקום העבודה נועד למטרות עבודה ולא לצרכיו הפרטיים של העובד, ולעובד אין זכות קנויה במחשב ככלי עבודה. עם זאת, המעסיק רשאי לאפשר לעובד מרחב וירטואלי אישי במקום העבודה, לרבות התרת שימוש בתיבת דואר אלקטרונית למטרותיו האישיות; השלישית, חדירת המעסיק לתיבה האישית שהועמדה לשימושו ולתכתובת האימייל האישית של העובד במחשב במסגרת העבודה, מהווה פגיעה חמורה בפרטיות העובד. חדירה מעין זו אינה מותרת, אלא ככל שהדין מתיר זאת, בהתקיים נסיבות מיוחדות ויוצאות דופן בלבד של חשש רציני, או ביסוס סביר לפעילות בלתי חוקית או פלילית מצד העובד.

על רקע שלוש הנחות היסוד הללו, וככל שבדעת המעסיק לנקוט באמצעי ניטור, מעקב וחדירה לשימושיו הווירטואליים של העובד במחשב שהועמד לרשותו במסגרת העבודה ולצרכיה, על המעסיק למלא אחר התנאים המוקדמים הבאים:

1. לקבוע מדיניות ברורה ומאוזנת בכל הנוגע להקצאת מרחב וירטואלי פרטי לעובד בשימושי המחשב במקום העבודה, המותר והאסור וגבולותיהם, לרבות ניטור נתוני תקשורת ותוכן של תכתובת אימייל;

2. ככל שמתקיימת פעילות פוגענית או פלילית של העובד, בתנאים המצדיקים מעקב המעסיק אחר שימושי המחשב שעושה העובד במקום העבודה, יש לוודא כי השימוש באמצעי המעקב חיוני לאינטרס לגיטימי של מקום העבודה, וכי המעקב מידתי לסיכון שהצדיק קיומו מלכתחילה. על המעסיק לבחון אמצעים חלופיים למעקב, ולהעדיף שימוש בטכנולוגיות חלופיות ראויות לקריאת תוכן הדואר האלקטרוני והפוגע פחות בפרטיות העובד;

3. המעקב חייב להיות מוגדר בגבולותיו, חוקי ובתום לב; המעקב יתקיים מטעמים שיש בהם עניין רלבנטי ישיר של המעסיק ומאינטרס לגיטימי של צרכי העבודה; זאת, תוך שיימנע, ככל הניתן, מפגיעה בזכות יסוד בסיסית של העובד, או שהפגיעה תהא מידתית וסבירה ביחס לתכלית המעקב;

4. יש לראות במטרת האיסוף הראשונית כמוצמדת למידע שנאסף בכל גלגוליו. על כן, המעסיק אינו רשאי לעשות שימוש במידע החורג מן המטרה הראשונית לשמה נאסף;

5. עקרון השקיפות מחייב את המעסיק ליידע את העובדים בבירור לגבי המדיניות שנקבעה בנוגע לשימושי המחשב במקום העבודה, ולהסביר בפירוט את אופן יישום מדיניות המעקב אחר תכתובות האימייל של העובדים. על המעסיק לאפשר לעובדים גישה למידע שנצבר עליהם במסגרת המעקב, ולהודיע להם על משך הזמן בו ייאגר המידע שנצבר. עליו להקפיד על דיוק המידע שנאסף, סודיותו ואבטחתו. חשוב ליידע צדדים שלישיים על אפשרויות מעקב של נתוני תקשורת ותוכן בתכתובת אלקטרונית עם מקום העבודה;

6. מן הראוי לעגן עקרונות אלה במפורש בחוזה העבודה ואף בתקנון במקום העבודה, וכן להסדירם במשותף עם ארגון/נציגות העובדים במסגרת הסדר/ הסכם קיבוצי.

נוכח חולשת מעמדו של העובד ופערי הכוחות המובנים ביחסי העבודה, נדרשים להתקיים תנאי סף מצטברים להידרשות להסכמת העובד וקבלתה. ראשית, חדירת המעסיק לתכתובת אימייל אישית של העובד בתיבות דואר שהוקצו לו במקום העבודה, תיעשה כברירת מחדל בלבד ובנסיבות חריגות ביותר, בהן ההגנה על אינטרסים לגיטימיים של המעסיק יש בה כדי להצדיק פגיעה בפרטיות העובד. המעסיק רשאי לבחון אם מתקיימות "נסיבות חריגות" המצדיקות חדירה לתוכן המידע האישי, זאת רק לאחר שנקט באמצעים טכנולוגיים חודרניים פחות המעידים על שימוש בלתי ראוי של העובד במאגרי המידע. שנית, לא תותר חדירת המעסיק לתכתובת אימייל אישית של העובד, אלא אם המעסיק הביא את המדיניות הנוהגת לידיעת העובדים, כפי הנדרש ממנו על פי עקרונות תום הלב, השקיפות, המידתיות, הסבירות וצמידות המטרה. שלישית, המעסיק יידרש לחדירה לתכתובת המייל האישית של העובד, רק לאחר שמוצו כל אפשרויות המעקב, כגון שימוש באמצעים חלופיים אחרים, שפגיעתם בזכויות לכבוד ולפרטיות של העובד פחותה יותר.

בכפוף להתקיימותם של תנאים אלה, וככל שהמעסיק מבקש לקיים פעולות מעקב וחדירה לתיבה שהוקצתה לשימושו האישי של העובד, עליו לבקש מן העובד ולקבל את הסכמתו המוקדמת לכך כנדרש בדין. סעיף 1 לחוק הגנת הפרטיות מורה: "לא יפגע אדם בפרטיות של זולתו ללא הסכמתו" . המונח "הסכמה" מוגדר בסעיף 3 לחוק הגנת הפרטיות כ "הסכמה מדעת, במפורש או מכללא" . דרישתו המחמירה של חוק הגנת הפרטיות לקבלת "הסכמה מדעת במפורש או מכללא" מאת הנפגע, מקבלת משנה תוקף במערכת יחסי עבודה, המושתתים מעצם מהותם על "חוזה יחס" בין מתקשרים שאינם שווים במעמדם, בהם העובד נמצא בעמדת חולשה מול המעסיק, אשר בידיו הכוח לקבל את העובד לעבודה, לקבוע תנאי העסקתו ולפטרו. דרישה זו עולה ביתר שאת בהתקיים חשש לפגיעה בפרטיותו, נוכח פעולותיו של המעסיק. לפיכך, מן הראוי הוא כי בכל הנוגע למעקב על פעילות העובד במחשב ויישומיו בכלל, ובתכתובת אישית בתיבות דואר אלקטרוניות שהוקצו לעובד במקום העבודה בפרט, תעוגן הדרישה ל"הסכמה מראש ומדעת של העובד" בחוזה האישי של העובד ובנהלים מפורטים במקום העבודה, ובמידת האפשר בהסדר/ הסכם קיבוצי, בדומה לעיקרי ההסכם הקיבוצי הכללי שנחתם בין ההסתדרות ללשכת התיאום. תנאי מוקדם לדרישת הסכמה מן העובד, כאמור, הוא שהדרישה תהא מבוססת על גילוי מוחלט ושקיפות מלאה מצד המעסיק, לאחר שהובאו לידיעת העובד טכנולוגיות איסוף המידע ומהותן, הנסיבות בהן ישתמש המעביד בטכנולוגיות אלה, ולאחר שהעובד הבין את השימוש שייעשה במידע שנאגר מהתכתובת האישית שלו. במסגרת זו, וכתנאי לתקפות ה"הסכמה מדעת" שנתן העובד, על המעסיק להסביר לעובד ולפרט בפניו בכתב, את אופי המעקב הצפוי להתקיים בתכתובת האימייל שלו ומטרותיו, הטכנולוגיות בהן ייעשה המעקב, סוג המידע שייאסף, תדירות המעקב, השימוש שייעשה במידע, כיצד והיכן יישמר המידע, לכמה זמן, וכיו"ב. בנוסף להסכמת העובד במפורש ומדעת, על ההסכמה להינתן מרצון חופשי. לרוב תינתן ההסכמה בכתב, תוך שנדרשת הוכחה לכך שההסכמה ניתנה מרצונו החופשי של העובד. הסכמת העובד שני פנים מצטברים לה: נדרשת הסכמת העובד מראש, מרצון ומדעת למדיניות הכללית בכל הנוגע לפעולות מעקב וחדירה של המעביד לתיבות דואר שהועמדו לשימושו האישי. בנוסף ובמצטבר, נדרשת הסכמת העובד הספציפית בגין כל פעולת מעקב וחדירה בנפרד לתכתובת אישית ע"י המעביד, וזאת בשים לב לסוגים השונים של תיבות הדואר והשימוש האישי האסור והמותר במסגרתן.

תיבת הדואר החיצונית-פרטית של העובד היא רכושו הפרטי, ולמעסיק אסור לחדור אליה באמצעים טכנולוגיים או אחרים, ולקיים מעקב על נתוני תקשורת ותוכן במסגרתה. ככל שלדעת המעסיק מתקיימות נסיבות המצדיקות מעקב או חדירה לתיבה הפרטית של העובד, לא יעשה כן אלא בהינתן צו שיפוטי מתאים ולפיו. לאור הערך הקנייני החוקתי-אובייקטיבי של המעסיק במקום העבודה, והפררוגטיבה הניהולית שלו; ובשים לב למכלול הגורמים הכרוכים במהותו של מקום העבודה והנובעים ממנו, להגנה הנדרשת מפני חדירת גורמים חיצוניים למרחב הווירטואלי של מקום העבודה, לאופי תפקידו של העובד והנדרש ממנו במהלך העבודה וכיו"ב - רשאי המעסיק לקבוע, באופן מידתי, כללי אסור ומותר בשימוש במחשב וביישומיו, לרבות איסור מפני שימוש באתרים מזיקים או מסיחי דעת מן העבודה וצרכיה. במסגרת זו רשאי המעביד להשתמש בטכנולוגיות שמטרתן לחסום שימוש בלתי ראוי שעושים העובדים במחשב תחת מעקב, ולקבוע סוגי הטכנולוגיות שישמשו במקום העבודה למעקב אחר העובדים.

קיימת הבחנה מהותית בין שני סוגים עיקריים של תיבות דואר וירטואליות, המועמדות לשימושו של העובד: תיבה בבעלותו של המעסיק ותיבה בבעלותו של העובד.

ככל שמדובר בתיבת דואר בבעלותו של המעסיק במקום העבודה, נחלק סוג זה של תיבות לשניים:

תיבה מקצועית, המיועדת לצורכי עבודה בלבד ואסורה לשימושו האישי של העובד, ותיבות אותן מקצה המעסיק לצרכיו האישיים של העובד במקום העבודה, ממין תיבה מעורבת, ותיבה אישית. המעסיק רשאי להעמיד לשימושו של העובד תיבה מקצועית המיועדת לצורכי עבודה בלבד, ולאסור על העובד שימוש פרטי בתיבה זו. בכפוף לעקרון השקיפות ולמסירת הודעת מדיניות כנדרש, רשאי המעסיק לקיים פעולות ניטור ומעקב אחר נתוני התקשורת וחדירה לנתוני תוכן בתיבה המקצועית, לרבות תכתובת האימייל המקצועית שבה. עם זאת, וגם אם העובד קיים תכתובת אישית בתיבה המקצועית בניגוד למדיניות מקום העבודה, המעסיק אינו רשאי להיכנס לנתוני תוכן של אותה תכתובת אישית, אלא אם כן מתקיימים התנאים החריגים המצדיקים חדירה לנתונים כאמור, וככל שהמעסיק ביקש מראש וקיבל הסכמת העובד לכך, במפורש, מדעת ומרצון חופשי. המעסיק רשאי להעמיד לרשות העובד תיבה המשמשת לצרכיו האישיים ולניהול תכתובתו האישית. במסגרת זו רשאי המעסיק להתיר לעובד לקיים תכתובת אישית בתיבה שהועמדה לשימושו לצורכי העבודה ככלל, הלא היא התיבה המעורבת. אפשרות אחרת היא הקצאת תיבה נפרדת לעובד, במסגרתה יוכל לנהל תכתובת אישית שאינה בענייני העבודה ולצרכיה, זו התיבה האישית. בשונה מן התיבה המקצועית, המעסיק אינו רשאי לקיים פעולות מעקב אחר התכתובת שמקיים העובד לצרכיו האישיים בתיבה האישית או בתיבה המעורבת, ואסור לו לקיים חדירה לתוכן התכתובת האישית שמקיים העובד בתיבות אלה, למעט בהתקיים נסיבות חריגות המצדיקות זאת מכוח עקרון הלגיטימיות, ורק לאחר שנקט באמצעים טכנולוגיים חודרניים פחות, המעידים על שימוש בלתי ראוי של העובד בטכנולוגיות שהועמדו לרשותו לצורכי עבודה. בהתקיים התנאים המצטברים הללו, על המעסיק לבקש ולקבל הסכמתו המפורשת של העובד מדעת ומרצון חופשי למדיניות הכללית בדבר חדירתו לתיבה האישית או המעורבת, ולתכתובת האישית במסגרתן. בנוסף לכך, ככל שמדובר בחדירה לתיבה המעורבת, נדרשת הסכמתו הספציפית של העובד לכל פעולת חדירה של המעסיק לתוכן התכתובת האישית שלו, להבדיל מתכתובתו המקצועית באותה תיבה.

ככל שמדובר בתיבה האישית, שמלכתחילה הועמדה לצרכיו הפרטיים בלבד, נדרשת הסכמתו הספציפית של העובד בגין כל פעולת מעקב הכוללת חדירה לתיבה האישית ולאיסוף נתוני תקשורת ותוכן, לרבות חדירה לתוכן התכתובת האישית. המעסיק רשאי להתיר לעובד להשתמש בתיבה חיצונית-פרטית בבעלותו לצרכיו הפרטיים במרחב הווירטואלי במקום העבודה. נוכח בעלותו הבלעדית של העובד בתיבה החיצונית-פרטית, אסור למעסיק לקיים מעקב של נתוני תקשורת או תוכן על השימוש שעושה העובד בתיבה הפרטית, ואסור לו לחדור לתיבה הפרטית ולתוכן תכתובת האימייל של העובד במסגרתה. ככל שהמעסיק סבור, כי התקיימו התנאים המצדיקים פעולות כאלה ושכמותן, עליו לפנות לבית הדין האזורי לעבודה בבקשה לקבלת צו לחיפוש ולתפישה בתיבה הפרטית של העובד. נוכח הפוגענות הטמונה בסעד מעין זה, יינתן הצו במקרים נדירים ויוצאי דופן בלבד ובהתקיים התנאים הנדרשים לכך בדין.

בערעור בעניין טלי איסקוב קבע בית הדין, כי חדירתה של המעבידה לתכתובת האישית של העובדת במחשב ובתיבת הדואר שהוקצו לשימושה במקום העבודה, מבלי שהתבקשה ומבלי שניתנה הסכמתה מרצון ומדעת, מכללא או במפורש, מהווה פגיעה בפרטיותה. בנסיבות אלה חדירת המעבידה לתכתובת האישית של העובדת בתיבת הדואר פסולה מעיקרה, ואין חלות עליה ההגנות שבדין. זאת, גם אם אותה תיבה שימשה כתיבה מעורבת, לצורכי עבודה ולצרכיה האישיים של העובדת. בית הדין קיבל את ערעורה של העובדת.

בערעור בעניין אפיקי מים קבע בית הדין, כי לא הרימו המעבידות את הנטל להוכיח, כי מתקיימים התנאים המצטברים הנדרשים לעשיית שימוש בתכתובת האימייל האישית והפרטית של העובד, שמקורה בחיפוש בפח האשפה. לפיכך, דחה בית הדין את הערעור.

הכותבת – מומחית לדיני עבודה. המחלקה המשפטית "כל עובד" מבית "חשבים"- מרכז המידע לדיני עבודה ושכר. לאתר "כל עובד" - http://www.koloved.net