התארגנות עסקית לתחילת שנת המס 2005
רמי אריה עו"ד , רו"ח
ההתארגנות לתום שנת הכספים 2004 אינה כרוכה רק בשיקולי מיסוי והכנת דוחות כספיים בלבד. אפשר וכדאי לנצל את תום שנת המס הקודמת ותחילת שנת המס החדשה גם לחשבון נפש עסקי בדבר העמידה בציפיות לפרמטרים העסקיים שהיו בשנה החולפת וגיבוש ציפיות אקטואלי לשנה החדשה הצפויה. כמידי שנה, נערכים כעת בחברות ובעסקים, לתחילת שנת המס החדשה. בהערכות זו מושקעים מאמצים ואמצעים לא מבוטלים והם נראים ככורח הכרחי, אך לא בהכרח מועילים עסקית. אולם, ניתן לנצל את הכורח בהערכות במעבר שנת מס גם להפקת תועלת במישור העסקי הטהור. ברשימה זו נראה כיצד ניתן לנצל תהליכי התארגנות לתום שנת הכספים ולתחילת השנה החדשה, לחשבון נפש עסקי ויצירת פריצת דרך לקידום עסקי, כמו גם לחיסכון במס.
בדיקת רווחיות ופעילות בשנה החולפת
הדוחות הכספיים אינם מיועדים רק לצורך הבאת נתוני הפעילות הכספית לבעלי המניות ואף לא רק לצורך גיבוש תכנוני מס. ניתוח אנליטי של נתוני הפעילות של שנת 2004, בתוספת צפי ריאלי לחודשים שנותרו באם טרם גובשו הנתונים לגביהם, יאפשר זיהוי קשיים עסקיים שהתהוו בשנה זו, איתור שינויים בהיקף האשראי ללקוחות העסק, קבלת אשראי מספקיו, יחסי הון חוזר, שינויים בהיקפי המלאי וכדומה. השוואה היחסים הפיננסיים של השנה שחלפה לשנים קודמות, תאפשר זיהוי שינויים בפעילות, בהכנסות, ברווח התפעולי, הגולמי וברווח השנתי הכולל.
אין זה מספיק לבדוק הנתונים רק במישור הכולל הכספי, כפי שהם מוצגים בדוחות הכספיים. כדאי לרדת לעומקם של שינויים מהותיים שחלו בפעילות העסקית השנה לעומת שנים קודמות, על ידי השוואה של הפעילות העסקית לפי חודשים, במהלך השנה ולעומת חודשים מקבילים אשתקד, זיהוי שינויים בפעילות עם לקוחות העסק, זיהוי פלחי שוק, עונתיות ואף שינויים ברמות שכר העובדים, ובהוצאות השונות.
הצבת ייעדים אסטרטגיים לשנה החדשה
כעת הזמן לקבוע ייעדים אסטרטגיים לפעילות העסקית לפחות למשך שלוש השנים הקרובות. קביעת ייעדים אסטרטגיים הינה חיונית לצורך חידוש התנופה העסקית. שמירה על הקיים בתנאים הכלכליים של היום משמעותה נסיגה לאחור. יוזמות חדשות, כיווני פעילות יצירתיים וגיבוש ייעדים לכל אחת משנות הכספים הקרובות יאפשרו חשיבה צעד אחד קדימה.
גיבוש ייעדים אסטרטגיים חייב להיות צמוד למציאות. מכאן, שאין לגבש ייעדים לא ראליים שאינם ניתנים להשגה. רצוי לגבש ייעדים אפשריים להשגה, אך עדיין בעלי מעוף. כגון, גיבוש קווי מוצרים חדשים, הקמה או סגירה של סניפים, השקעות במחקר ובפיתוח, התרחבות לקהלי יעד חדשים וכו'.
תום השנה הנה הזדמנות טובה ללמוד מחדש את הסביבה העסקית שבה פועלת החברה, לבחון מגמות שאירעו השנה בסביבה זו, ולנסות לאמוד מגמות חדשות בסביבה העסקית. איתור שיועיל לקידום העסק בשנים הקרובות.
גיבוש תקציב לשנה החדשה
ברוב העסקים הגדולים התקציב הפך להיות כלי עבודה חיוני בגיבוש תחזית הפעילות לשנת הכספים הבאה. במגזר הציבורי הכנת תקציב הינה הכרחית, אולם, פעמים רבות תלושה מהמציאות האמיתית. תקציב שמוכן רק על בסיס הכפלת תוצאות השנה במקדם לשנה החדשה, אינו תקציב שיבשר קידום עסקי.
הכנת התקציב צריכה לבוא מלמטה, ממנהלי המחלקות וצרכי פעילותם, מדרישות הלקוחות וצרכי השוק, משינויים צפויים במחירי חומר הגלם ובמחירי המוצרים. בניית התקציב מאפשרת בדיקה מחדש של הוצאות העסק, שכר וכוח אדם, ביטוחים, הוצאות פירסום וכו'. לא רק על בסיס מה שהיה, אלא גם על בסיס של מה שאנו רוצים שיהיה.
ספירת קופות ויתרות בבנקים
מעבר לחובה לערוך רישום יתרות בקופות העסק בסוף שנת המס, זו ההזדמנות לרענן את נוהלי הרישום בקופה, ההפקדות לבנק. לבחון את הבקרות מחדש בכדי למנוע פרצות ומעילות בכספים בקופה ובדרך מהקופה לבנק.
אישורי היתרות מהבנקים ייאפשרו בחינה מחודשת של יתרות האשראי מצד אחד, ושל יתרות הפקדונות והבטחונות מצד שני. אומנם, כשיש צרות, הבנק כבר ייקרא למנהל העסק לברור ובדיקה. מאידך, כדאי שפעם אחת לשנה, תעשה הבדיקה ביוזמתו של המנהל העסקי. הבדיקה תכלול את שיעורי הריבית והעמלות הנגבות על ידי הבנקים, אפשרויות להמרת אשראי לזמן קצר לאשראי לטווח ארוך, שבדרך כלל הריבית עליו נמוכה יותר. למותר מלציין, כי קיימים הבדלים ניכרים בעניין זה בין סניף לסניף ובוודאי בין בנק לבנק. ייתרה מזו, פעמים רבות היה סיכום על גובה ריבית ועמלות עם הבנק, אלא שבחלוף הזמן, למחשב הבנק נוצרה דעה אחרת בעניין.
כמו הניסיון להוזיל את האשראי, כך ניתן לבדוק לגבי הפקדונות והבטחונות, את האפשרויות לשחררם לפחות חלקית מעול השעבוד לבנק. כדאי לזכור כי החזקת פיקדונות דרך כלל יקרה יותר, משחרורם לחשבון האשראי השוטף. זאת מכיוון והריבית על האשראי גבוהה, בדרך כלל, באופן ניכר מהריבית המתקבלת על הפקדונות. כזכור, לפי הפסיקה אסור לבנקים להתנות שירות בשירות בעניין מתן האשראי.
לקוחות
תהליך הגבייה הינו אחד הפרמטרים החשובים ביותר להמשך קיום עסקי. שכן, ככל שרמת האשראי ללקוחות עולה, כך גדל הסיכון לאי פירעון החוב על ידי הלקוח. אין כל ערובה כי אפילו לקוח גדול ונכבד, לא יהפוך לחדל פירעון. חברות רבות וטובות בעלות שם עסקי מעולה, כבר נימצאות בהליכי פירוק וכינוס נכסים. כדאי לזכור שאין זה משנה כמה רווח ינבע לעסק בגין העסקאות עם הלקוח, באם אותו לקוח לא ישלם כלל. לא רק שיווצר הפסד מאי פידיון החוב, אלא, גם הפסד מתשלום לרשויות המע"מ ומס הכנסה בגין הדיווח על ההכנסות מאותו לקוח. אותן רשויות מאפשרות זיכוי רק לאחר שיוכח כי נעשו כל ההליכים לגביית החוב, ועד אז העסק יממן את תשלומי המס כאמור.
בתחילת שנת הכספים כדאי לעשות בדק בית בנושא הלקוחות של העסק. תנאי האשראי וגיול החוב, רמות סיכון, שמועות בשוק ועוד. לגבי לקוחות שקיים חשש לגבי גביית חובם, אין להסס ולפעול להקטנת החוב על ידי מימושו בהקדם האפשרי. כדאי לזכור, כי לראשון הנושים שיפעל לגביית החוב מהלקוח המפגר בתשלומיו, סיכוי רב יותר לראות את כספו, לפני ששאר הנושים יצטרפו למעגל התובעים. הליכים מוקדמים יתרמו גם להכרה של רשויות המס בחוב שלא ייגבה לבסוף. הכרה בחוב כחוב אבוד יאפשר קבלת זיכוי מס לגבי אותו חלק של החוב שהפך לאבוד, או לגבי אותו חלק של החוב שהוסכם לגביו בהסכם פשרה כי יופחת. זיכוי שערכו כשיעור המע"מ ושיעור המיסוי החל על הרווחים העסקיים, שווה פעמים רבות יותר מאשר מאמצים נואשים וחסרי סיכוי לגביית החוב בתוך זמן סביר ובעלות גבוהה.
מלאי, ספקים ונותני שירותים
בכדי להוזיל את ההוצאות העסקיות, כדאי לבחון מחדש אפשרויות לרענן את מגוון הספקים, אפשרויות להפחתת מחירים, שיפור תנאי האשראי, ואף גיוון במקורות האספקה.
ספירות המלאי הנערכות בתום השנה הנן הזדמנות מצויינת לבדוק את היקף המלאי ביחס להיקף המכירות של אותו מלאי. כדאי לבחון אפשרויות להקטנת המלאי. מלאי שאינו שמיש ניתן להוציא למכירת חיסול או להשמדה. הפרשים בין יתרות המלאי הרשומות בספרי תנועת המלאי, לבין הספירה בפועל, יכולים להעיד על ליקויים חמורים בהחזקת המלאי ועל גניבות אפשריות.
מערך העובדים
בהתאם להוראות רשויות המס, חובה לקבל בתחילת שנת הכספים אישור מחדש מכל עובד, על מצב הכנסותיו ונתונים נוספים הנדרשים לצורך עריכת המשכורות לשנה החדשה. זו ההזדמנות לבחון את מערך העובדים, מבנה כוח האדם באירגון העסקי, את עלויות העובדים וחלוקת התפקידים.
עסקים רבים התמוטטו כספית, בשל עלויות כוח אדם גבוהות מידי. תחילת שנת הכספים מאפשרת להגיע לסיכומים כספיים חדשים עם העובדים. ייתכן וכדאי להעביר עובדים מועדפים לתנאים של חוזה אישי מיוחד. עובדים אחרים, ייתכן וניתן לנייד מתפקיד לתפקיד לפי הצרכים. כדאי לגבש מראש את האסטרטגיה של העלאות שכר, או הקטנתו, שינויים בתנאי העבודה וטובות הנאה הניתנים לעובדים וכד'. נראה כי בתחילת שנת הכספים קיימת מוכנות נפשית הדדית לשינויים אלו.
רשויות המיסוי
לשותפים הבכירים של העסק המייצגים את המדינה יש דרישות רבות לגבי אופן הניהול העסקי של כל עסק לעניין מע"מ ומס הכנסה. במסגרת דרישות אלו, יש לבדוק את שיטת ניהול החשבונות הנדרשת לשנת הכספים החדשה לפי נתוני השנה הקודמת, אלו פנקסי וספרי חשבונות חדשים יש להוסיף בניהול העסק ואלו לגרוע. הוראות אלו נגזרות מהיקף המחזור הכספי של העסק בשנת הכספים שחלפה ומספר עובדיו, כדאי לוודא את השינויים הנדרשים לפי הוראות אלו לגבי כל עסק, בתאום עם יועץ המיסוי שלו. כדאי לזכור ולשלב הערת בעלות על מוצרים שסופקו וטרם שולמו, בהתאם לפס"ד קידוחי הצפון. הערה כזו תבטיח משיכת המוצרים חזרה בשל חדלות פירעון של הלקוח.
תכנון מס שייערך בתום שנת המס ונקיטת פעולות נכונות לחיסכון במס, יכולים להביא להקטנת נטל המס שיחול על האירגון העסקי בצורה משמעותית. הערכות נכונה לסוף שנת המס יכולה לתרום להפחתת נטל המס, או לדחיית המס לשנות המס הבאות ולניצול הטבות מס בשנת המס, אשר יאבדו, במידה ולא ייעשה בהן שימוש באותה שנת מס, היות ואין הן ניתנות לדחייה לפי הוראות חוקי המס. כדאי להעזר לעניין זה במומחה מס.
רכוש קבוע ושיטות הפחת
לרכוש העסקי הקבוע יש בדרך כלל משמעות כספית גבוהה, ורק לעיתים רחוקות ניתנת הדעת לגבי אופן ניהולו. בתום השנה נוצרת ההזדמנות לעבור מחדש על רשימות הרכוש הקבוע המצוי בעסק. פעמים רבות נגלה כי פריטי רכוש קבוע הרשומים בספרי העסק, כלל אינם קיימים ליום הבדיקה. פריטים אחרים אינם ברי שימוש יותר. כדאי לעבור ולבדוק את רשימת כלי הרכב, ולוודא כי אכן כולם נחוצים, ואין עלותם עולה על התועלת הנובעת מהם. ייתכן וחלקם כדאי לממש לפני שמחירם ייפחת משמעותית, לחלקם עלות החזקה גבוהה מידי, וחלקם אולי עדיין אינו רשום על שם העסק במשרד הרישוי.
ירידת ערך רכוש קבוע מאפשרת רישום הפסד הוני לצורכי מס הנובע מירידת הערך. לעיתים, כדאי לנצל הפסד הון זה מיידית ולשם כך אפשר להעזר בהערכת שמאות, במיוחד כשמדובר במקרקעין. ירידת ערך של מלאי מיטלטלין, או מלאי מקרקעין, מהווה הוצאה פירותית מותרת בניכוי. לאור הפסיקה האחרונה בעניין שיעורי הפחת כדאי להתאים את שיעורי הפחת של הרכוש והציוד לפחת הכלכלי הריאלי עליהם. כדאי לשקול אף הפחתת נכסים לא מוחשיים כגון השקעות בזיכיונות, בפטנטים, במוניטין וכדומה, לעומת הנוהלים בעניין זה בשנים קודמות. בהפחתות אלו, ניתן ברוב המקרים להכיר גם לצורכי מס לפי הפסיקה והדין שנקבעו השנה.
הפרשות לחופשה, קופה לפיצויים ועתודה לפיצויים
בתום שנת המס עורכים סיכומים של יתרות ימי חופשה לעובדים ויתרות של חבויות לפיצויי פרישה לעובדים. זו ההזדמנות לבדוק מחדש את נהלי היציאה לחופשה בעסק. כדאי לזכור שעודף צבירה של ימי חופשה של עובדים עלול להעיד על אי רישום נאות של החופשות, על צבירה מוגזמת של ימי חופשה ועל הצורך לעיתים בשמירת עתודה כספית למימון ימי החופשה שנצברים. לעניין זה, חשוב לשנן כי אחת הבקרות היעילות המוצעות למניעת מעילות עובדים, היא הוצאתם לחופשה מתמשכת, שבה יוחלפו בתפקידם על ידי עובד אחר של העסק.
חבויות לפיצויי פרישה לעובדים עלולות להצבר במהלך השנים לסכומים גבוהים ביותר. כדאי לוודא כי אכן תחשיב העתודה לפיצויים כולל את כל רכיבי השכר שנקבעו לעניין זה בדיני העבודה, והוא מנוהל באופן רציף לשנים קודמות. כדי למנוע חבויות גבוהות לתשלום פיצויי פרישה לעובדים, יש לוודא כי לעובדים מופקדים סכומים נאותים לתשלום הפיצויים בקרנות פנסיה, בביטוחי מנהלים או בקרנות לפיצויים בבנקים. זו גם ההזדמנות לוודא את תנאי ההצמדה, הריבית ותנאי התקנונים של הקרנות והקופות בכדי לנסות לשפר את הרווחים על הצבירות של ההפקדות שנעשו במשך השנים. היות ומדובר בדרך כלל בסכומים גבוהים, הרי לשינויים בתשואות יש משמעות רבה בסכומים שיצברו בטווח הארוך. השנה, בשל הרפורמה בשוק ההון ובקרנות הפנסיה יש לבדיקה כזו משנה תוקף.
הכנסות
מחזור ההכנסות שנבעו בשנת הכספים האחרונה, ראוי לבדיקה מדוקדקת. שינויים במחזור ההכנסות במהלך השנה יכולים להעיד על עונתיות המכירות. זיהוי העונתיות יאפשר התמודדות טובה יותר, על ידי הגברת המכירות בחודשים החלשים בדרך של מבצעי מכירות, או מכירת מוצרים משלימים. ניתן לבדוק האם מולאו יעדי המכירות שנקבעו בתחילת השנה. בדיקה זו, ראוי שתעשה לא רק ברמה העסקית הכללית, אלא ברמת הענף, המוצר, מקום המכירה, איש המכירות וכו'.
בעקבות הבדיקה ניתן לחשוב על פעילויות קידום מכירות נוספות ואפקטיביות, או הפסקת פעילויות כאלו שנעשו בעבר ולא היו אפשקטיביות. כדאי לשקול שינויים בשיטת תשלום עמלות המכירה לסוכנים, שינויים נדרשים בתמהיל המוצרים וגיוון נוסף או מיקוד בקהל הלקוחות.
בדיקת ההוצאות העסקיות
הוצאות צריך לבדוק לא רק בתום שנת הכספים, אולם, החיתוך לתום שנה מאפשר בחינה אנליטית של ההוצאות שנעשו לאורך השנה, בהשוואה לשנים קודמות, בהשוואה לצפי התקציבי בתחילת השנה, ובהשוואה להיקף המכירות השנתי. אף כאן, כדאי לרדת לבדיקה ההוצאות ברמה הפרטנית ולא רק בדיקה כוללת. ניתן לבדוק אפשרויות להפחתת ההוצאות, לדחייתם ומאידך, להגדלת הוצאות שתרמו באופן ממשי לגידול בהכנסות.
הוצאות מכירה, הנהלה וכלליות נחשבות דרך כלל כהוצאות קבועות, שכן, הן אינן תלויות בהיקף המכירות באופן ישיר. אולם, עדיין ניתן לחסוך בהוצאות הקבועות, על ידי בדיקת צריכת החומרים המתכלים לציוד המשרדי ולציוד המיחשוב ההיקפי, על ידי עריכת סקר השוואת שוק לעניין הוצאות הביטוחים, השוואת הוצאות אחזקת כלי הרכב וכו'. חיסכון יושג, בין היתר, על ידי התקנת מתאמים סלולריים לחיוגים לטלפון סלולריים, התקנת חסכני חשמל למיזוג, החלפת מדפסות בזבזניות למדפסות חסכוניות ועוד. בימים אלו כשדמי השכירות של הנדל"ן ירדו משמעותית כדאי לבחון מעבר מקום, או חתימת הסכם שכירות במקום הקיים, לטווח ארוך במחירים הנמוכים. קיים סיכוי טוב שבעל הנכס יסכים לכך, לנוכח האלטרנטיבה של הישארות עם נכס לא מושכר, אך חייב ארנונה עירונית, דמי ניהול והוצאות נוספות.
תביעות משפטיות והתחייבויות תלויות אחרות
אחת לשנה כדאי לרכז את כל התביעות המשפטיות שהוגשו כנגד הארגון או על ידו. פעמים רבות נגלה שתביעות שהוגשו יקרות הרבה יותר מהתמורה הצפויה בזכייה בהן. כדאי לשקול פנייה להליכי בוררות או גישור עם הצדדים היריבים. פנייה שעשוייה להביא לחיסכון בהוצאות משפטיות יקרות. כדאי לעיתים, לוותר על תביעות משפטיות שהוגשו לאור פסיקה או דין חדש שפורסמו לאחרונה, או לשקול תיקון כתב התביעה או ההגנה לאור שינויים בדין שנעשו לאחרונה.
הפרשה לאחריות הינה הוצאה מוכרת לצורכי מס בדרך כלל. רצוי בתום שנת הכספים לבחון מחדש את הצורך בהגדלתה או הקטנתה, לאור עלויות האחריות שנעשו בפועל במהלך השנה. שינויים בעלויות אלו יצביעו גם על איכות העבודות והמוצרים המסופקים על ידי העסק, על צורך בהגדלת פוליסת אחריות המוצר או הקטנתה. סוף דבר גם רשויות המס יכירו בהפרשות אלו רק על סמך הניסיון העסקי המצטבר בפועל.
כדאי לבחון מחדש התחייבויות נוספות תלויות, כגון, ערבויות שניתנו, שיעבודים, משכנתאות, הסכמי זיכיון וכד', אשר ייתכן ויש מקום לשנות את תנאיהם, או אף לבטלם כליל, לאור תוצאות השנה שחלפה.
לסיכום
כלל יסוד בתכנוני מס קובע כי תכנון המס הטוב ביותר, אינו תקף כאשר העסק אינו רווחי. בנוסף, הגדלת הוצאות מוכרות לצורכי מס משמעה גם מימון עצמי בחלק ההוצאה לפי שיעור המיסוי המוטל על הרווחים העסקיים. שכן, יש לזכור כי כדי ליהנות מזיכוי המס בגין ההוצאה, עדיין אנו נדרשים לתשלום ההוצאה כולה. כך שהוצאה מוכרת בסך 100 ₪ נותנת למעשה זיכוי מס ישיר בשיעור של 35% בלבד ממנה בחברה (בשנת המס 2005 יקטן שיעור מס החברות ל- 34% בלבד), או עד 49% זיכוי מס אצל יחיד. את היתרה עדיין על העסק לשלם מתוך תזרים המזומנים שלו. תשלום זה לא בהכרח משתלם, למרות זיכוי המס על ההוצאה המוכרת, בשל חוסר התועלת היחסית בהוצאה נטו, בתמורה להגדלת רווחיות העסק בעתיד. בארגונים מפסידים, בוודאי ובוודאי, שאין טעם להקדים הוצאות לצורכי מס.
כאמור, תום שנת הכספים מחייב היערכות לצורכי עריכת הדוחות הכספיים לסוף השנה, ולצורך עמידה בדרישות שונות של שלטונות המס. כדאי וצריך לנצל היערכות זו, שהינה כורח, כאבן דרך להפקת לקחים מנסיון השנה שחלפה, לתועלת שיפור הביצועיים העסקיים בשנת הכספים החדשה, שתבוא עלינו לטובה.