טופס 100 מקוון חודשי, החל ממשכורות אוקטובר 2021

טופס 100 מקוון חודשי, נוסף על טופס 102,

החל מהמשכורות של אוקטובר 2021

אורנה צח-גלרט, רו"ח

החל ממשכורת אוקטובר 2021 החוק מחייב את כל המעסיקים (למעט במשק בית) לשדר טופס 100 חודשי פרטני מקוון לביטוח לאומי, על כלל עובדי החברה, בכל חודש. זאת, נוסף על שידור טופס 102 חודשי שיהיה מקוון בלבד מינואר 2022.

על אף שהדיווח של הטופס החודשי מחוייב לפי החוק למטרת מידע על משכורות חודשיות של כל העובדים ומקבלי הפנסיה – שידור הטופס ושידור טופס 100 ייעודי שנמצא בשלבי פיתוח אחרונים, יקלו מאד על כל המעסיקים והמייצגים, גם בשל הקטנת כמות הדיווחים באופן שוטף, וגם בשל הקטנת החיכוך בין המעסיקים לעובדים, כפי שיפורט בהמשך.

כל המידע המוצג במאמר זה הוא מידע כללי בלבד, נכון ליום כתיבתו.

רקע חוקי לדיווח המקוון החדש

תקנה 8 לתקנות הביטוח הלאומי (הוראות מיוחדות לתשלום דמי ביטוח), תשי"ד-1954 מחייבת כל מעסיק להגיש לביטוח הלאומי במועד תשלום דמי הביטוח בעד העובדים, דין וחשבון בדבר השכר המשתלם לכל אחד מעובדיו בתקופת התשלום שלגביו מוגש הדוח האמור, לרבות בעד עובדים הכלולים בצו סיווג מבוטחים.

המידע הדרוש לפי התקנה נמסר לביטוח הלאומי בעבר בגב טופס 102 מדי חודש באופן מצומצם רק על ידי מעסיקים קטנים (עד 9 עובדים) ועל בעלי שליטה, ומשנת 2016 רק על בעלי שליטה (עד 9 בעלי שליטה). לגבי פרטי עובדים הכלולים בצו סיווג מבוטחים - המעסיק נדרש לדווח בדיווח רבעוני. כל עוד לא הייתה חובת שידור של כל הדוחות לביטוח הלאומי, לא ניתן היה להפעיל את תקנה 8 במלואה על כל העובדים במשק.

טופס 126 כולל דיווח על חודשי העבודה/הפנסיה בלבד ואינו כולל מידע פרטני על סכום המשכורת/הפנסיה החודשית של כל עובד/מקבל פנסיה.

בתחילת משבר הקורונה נדרש מידע חודשי על משכורות העובדים במשק. התברר, כי אין לאף גוף במשק מידע על משכורות חודשיות של העובדים ושל מקבלי הפנסיה (למעט מידע מצומצם על משכורות של בעלי שליטה בחברות מעטים שהיה לביטוח הלאומי, שגם לגביהם היו טעויות בדיווח). מבקר המדינה בחן את המצב והורה על תיקון החוק. הוקמה ועדת שרים שקבעה שיהיה גוף שינהל את רשימות כל העובדים במשק ואת המשכורות שלהם. הגוף שנבחר היה הביטוח הלאומי.

החוק תוקן בחודש נובמבר 2020 במסגרת תיקון עקיף בחוק התכנית לסיוע כלכלי (נגיף הקורונה החדש)(הוראת שעה)(תיקון מספר 3), התשפ"א-2020: תיקון מספר 219 בחוק הביטוח הלאומי.

במסגרת תיקון החוק, הביטוח הלאומי קיבל תקציב לפיתוח הדיווחים באופן מקוון בלבד, כדלקמן:

1. סך שכר העבודה או הפנסיה המוקדמת ששולמו לכלל העובדים או מקבלי הפנסיה המוקדמת וסך דמי הביטוח בעדם. מדובר בטופס 102 וטופס 617 שקיימים כבר כיום, ומאפשרים לשלם את דמי הביטוח, אך הטופס חייב להיות מקוון. מובהר כי אין סנקציות על דיווח יידני על עובדים זרים.

2. דיווח חודשי פרטני על כל המשכורות והפנסיה, שכולל בתוכו מידע נרחב על שכר העבודה ונתוני השכר הדרושים לחישוב דמי הביטוח, היקף המשרה וסיווג עובד לעניין חובת תשלום דמי הביטוח. טופס חדש. לטופס הזה קוראים טופס 100 חודשי פרטני מקוון (להלן: טופס 100 חודשי).

3. דיווח לפי דרישה של הביטוח הלאומי של משכורות ופנסיה לאחר שנעשתה פריסת שכר, בהתאם לשני סוגי מידע (הרחבה של טופס 100 שקיים היום):

          1. מידע הדרוש לביטוח הלאומי לבירור תביעה של עובד לגמלה – לטופס הזה קוראים             טופס 100 ייעודי לגמלאות.

        2. מידע הדרוש לביטוח הלאומי לחישוב דמי ביטוח שהעובד או המעסיק חייבים למסור           לביטוח הלאומי לפי דין או שהביטוח הלאומי רשאי לדרוש אותו – לטופס הזה קוראים       טופס 100 ייעודי לגבייה.

מועד התחולה של החוק החדש - החוק קבע בתחולתו הפרדה בין מעסיקים גדולים שיש להם יותר מ-180 עובדים וכן משלמי פנסיה (להלן: מעסיקים גדולים) לבין מעסיקים קטנים שיש להם לכל היותר 180 עובדים. כל המעסיקים ומשלמי הפנסיה אמורים לדווח על פי החוק, בדרך מקוונת, לא יאוחר ממשכורות/פנסיות עבור חודש אוקטובר 2021: טופס 617/102, טופס חודשי מפורט וטופס ייעודי לפי דרישת הביטוח הלאומי.

קבצים שבוטלו במהלך שנת 2021 בשל פיתוח טופס 100 חודשי - עוד התברר בתחילת משבר הקורונה, כי אין דיווח סדיר על הפסקת העבודה של העובדים והסיבות להפסקת העבודה. לכן, הביטוח הלאומי הוסיף עוד דיווחים בתקופת משבר הקורונה כדי לעדכן על מועד התחלת עבודה ועל מועד הפסקת עבודה של העובדים, כולל בחל"ת. הדיווחים האלה בוטלו בין היתר במהלך שנת 2021, כיוון שהמידע על הפסקת העבודה כלול בטופס 100 החודשי לפי החוק החדש.

 ביטול מתוכנן של הדיווח הרבעוני על נותני שירותים הכלולים בתוספת הראשונה של צו סיווג מבוטחים - נותני שירותים בהתאם לתוספת הראשונה של צו סיווג מבוטחים (כמו אמנים, מורי דרך, מרצים ומדריכים) קיבלו דמי אבטלה בסכומים ניכרים בתקופת משבר הקורונה. הביטוח הלאומי שילם למובטלים רבים את דמי האבטלה לפי השומה לשנת 2019, כי המידע בביטוח הלאומי לא היה מעודכן.

מעסיקים רבים לפי הצו לא דיווחו על נותני שירות אלה, או שניכו דמי ביטוח אך לא העבירו את המידע הרבעוני הנדרש לפי התקנות, או דיווחו לביטוח הלאומי על נותני השירותים כשכירים לפי מועד קבלת התשלום ולא לפי מועד ביצוע העבודה. לאחר שטופס 100 החודשי יהפוך לשגרה, יבוטל הדיווח הרבעוני על נותני השירותים לפי צו סיווג מבוטחים.

 יתרונות נוספים למעסיקים ולמייצגים בעקבות הטפסים המקוונים החדשים יפורטו בהמשך.

 הדיווח החודשי החל ממשכורת חודש אוקטובר 2021

החל ממשכורת אוקטובר 2021 החוק מחייב את כל המעסיקים (למעט במשק בית) לשדר טופס 100 חודשי מקוון לביטוח לאומי, על כלל עובדי החברה, בכל חודש. זאת, נוסף על שידור טופס 102 חודשי שאמור להיות מקוון בלבד.

ככלל, הביטוח הלאומי מסר כי האפשרות להגיש את טופס 102 בפנקס (ולא בשידור) קיימת בפועל עד דצמבר 2021. החל מחודש ינואר 2022 תהיה חובת שידור טופס 102, או הקלדה של הטופס באתר הביטוח הלאומי, או קבלת עזרה בסניף.

לגבי תשלום הדוח המקוון: החל מחודש ינואר 2022 הביטוח הלאומי יזהה את המעסיקים שמשלמים בדואר או בבנק וישלח אליהם דף תשלומים עם שוברי תשלום.

טופס 100 חודשי חייב להיות מקוון מהשידור הראשון. הביטוח הלאומי מסר כי על אף שאין דחיה בשידור הטופס, רק במהלך חודש ינואר 2022 יתחילו לשלוח קביעות על אי הגשת טופסי 100 חודשיים. כלומר, יש מספיק זמן ללמוד את המערכת החדשה ולהטמיע אותה.

על אף שבחוק יש הפרדה ברורה המחייבת שידור טופס 102 וגם טופס 100 חודשי, הלשכה פנתה לביטוח הלאומי כדי לבקש לאחד את שידור הטפסים. הביטוח הלאומי מסר כי לא ניתן בשלב זה ליצור דיווח בטופס אחד בלבד כיוון שטופסי 102 ו-617 הם טפסים גם לתשלום (בסיום שידור טופס 102, המעסיק אמור להחליט אם השידור יהיה עם תשלום ואת הסכום לתשלום). כדי לייתר את טופסי 102 או 617 היה צורך בפיתוח אפשרות תשלום באמצעות הדיווח.

שני הדיווחים שיש לדווח לביטוח הלאומי ביום 15.11.2021

1.       דיווח חודשי כללי ביחס לסך כל העובדים/מקבלי פנסיה מוקדמת -

הדיווח כולל את סך שכר העבודה או הפנסיה המוקדמת וסך דמי הביטוח באותו החודש, בטופס 102 חודשי למעסיקים ובטופס 617 חודשי למשלמי פנסיה מוקדמת. 

2.       דיווח חודשי פרטני מקוון עבור כל אחד מהעובדים שמפורטים בטופס 102 ועבור כל אחד ממקבלי הפנסיה המוקדמת שמפורטים בטופס 617 - הדיווח הפרטני נעשה בקובץ 100 חודשי, שבו מפורטים בין היתר שמות העובדים/מקבלי הפנסיה המוקדמת, רכיבי שכר/פנסיה מוקדמת וסיווג העובד/מקבל הפנסיה המוקדמת, תאריך הפסקת עבודה, סיבת הפסקת העבודה ותאריך אחרון של תקופת ההפסקה (אם ידוע). 

את הדיווחים המקוונים: אפשר יהיה לשדר, לדווח באינטרנט, או להגיע לסניף ולקבל עזרה. החל מחודש ינואר 2022 לא יונפקו יותר פנקסים כדי למנוע טעויות ולהקטין ביורוקרטיה. תשלום דמי הביטוח ניתן יהיה לביצוע בדף תשלומים שישלח בינואר 2022 אל המעסיקים הנוהגים לשלם באמצעות הבנק.

טופס 100 ייעודי מקוון שישודר לביטוח הלאומי לפי דרישה - על פי תיקון 219 לחוק הביטוח הלאומי

הביטוח הלאומי בשיתוף עם בתי התוכנה ולשכות השירות מסיימים לפתח בימים אלה את טופס 100 הייעודי, שאמור להחליף את טופס 100 המודפס (הכולל את החלקים היחסיים של פריסת השכר הנוסף וההפרשים):

1.       טופס 100 ייעודי לגבייה עבור תיאום דמי ביטוח והחזרי דמי ביטוח. הזנת בקשה לתיאום או להחזר יוצרת דרישת טופס 100 ייעודי מהמעסיק. המהלך אמור לקצר את משך הטיפול בתיאום ובהחזר דמי ביטוח מעל התקרה.

2.       טופס 100 ייעודי לגמלאות שיכלול את כל המידע שהביטוח הלאומי דורש לקבל עבור כל הגמלאות במשך 18 חודשים שלפני חודש הגשת התביעה (בדומה לטופס 100 ששודר בתביעות לדמי האבטלה במשבר הקורונה וחסך שעות עבודה רבות של מעסיקים ומייצגים בהכנת טופס 1514). טופס 100 ייעודי יכלול מידע לגבי חודש נוכחי אם העובד הפסיק לעבוד בחודש הנוכחי ומה סיבת הפסקת העבודה.

העובד שמגיש תביעה לגמלה יאשר לביטוח הלאומי שהוא אינו מתנגד שהביטוח הלאומי יפנה למעסיק ויבקש טופס 100 ייעודי. המעסיק לא יתבקש לצרף את המידע על המשכורות של העובד לטופס התביעה.

הטופס הייעודי ישודר על ידי המעסיק ישירות לביטוח הלאומי על פי דרישת הביטוח הלאומי במאגר בקשות שיהיה מקושר למערכת השכר. מובהר, שלצורך פניה של הביטוח הלאומי למעסיק לשידור טופס 100 ייעודי, נדרש אישור מאת המבוטח.

הסבר על תקנות הפריסה

בתקנות הביטוח הלאומי (תשלום ופטור מתשלום דמי ביטוח), התשנ"ה-1995 (להלן: תקנות פריסת שכר), נקבעו ההגדרות לשכר הרגיל והתנאים שבהם יש לפרוס שכר נוסף.

שכר החודשי רגיל - השכר החודשי הרגיל הוא השכר שנהוג לשלם לעובד מדי חודש (חשוב להבהיר כי בונוס קבוע מדי חודש נחשב לשכר רגיל, גם אם הוא בסכום שונה בכל תשלום). יש לדווח על השכר הרגיל ולשלם את דמי הביטוח מדי חודש גם אם השכר שולם באיחור (בשונה מהדיווח למס הכנסה שנעשה בדרך כלל לפי מועד התשלום בפועל).

תשלום חודשי לעובד שנהוג לשלמו בחודש שלאחר החודש שבעדו הוא משתלם, על פי הדיווח של העובד (כגון: פרמיות, שעות נוספות וכדומה) - נחשב לשכר חודשי רגיל של העובד בעד החודש שלאחר החודש שבעדו משולם התשלום החודשי.

הפרשי שכר (הפרשים) - הפרשי שכר בעד תקופות קודמות כמו הפרשים בגין העלאה בדרגה - ייחשבו לשכרו החודשי הרגיל של העובד וייזקפו על כל אחד מהחודשים, בהתאמה.

תשלום נוסף - "תשלום נוסף" הוא שכר שניתן לעובד נוסף על השכר החודשי הרגיל, למעט הפרשי שכר. כאשר השכר ברוטו כולל יותר מרכיב אחד של "תשלום נוסף", כגון: גם דמי הבראה וגם ביגוד, יש להביא בחשבון את סך כל ה"תשלומים הנוספים" באותו חודש.

ל"תשלום נוסף" נחשבים, בין היתר, רכיבי השכר הבאים: ביגוד, דמי הבראה, משכורת "13", בונוס (שאינו שוטף), מענק השתתפות ברווחי מעסיק, מענק יובל, ביטוח רכב וכדומה, לרבות כל גילום מס בעבור כל אחד מהרכיבים הללו, וכן כל תשלום תקופתי שלא נהוג לשלמו מדי חודש, למעט הפרשי שכר (שאותם כאמור יש לייחס לכל אחד מהחודשים שבגינם שולמו).

כשמעסיק משלם לעובד תשלום כלשהו נוסף על שכרו החודשי הרגיל, עליו לערוך דוח על תשלום נוסף בהתאם לתקנות הפריסה:

החל ממשכורת חודש יוני 2014 יש להשוות את השכר הנוסף לרבע משכר המינימום. על פי חוזר הביטוח הלאומי מס' 1455 הכוונה לרבע משכר המינימום החודשי. החל מחודש דצמבר 2017 שכר המינימום הוא 5,300 ש"ח לחודש ורבע ממנו הוא 1,325 ש"ח.

בתשלום נוסף יש לנהוג כדלקמן:

·   אם התשלום הנוסף נמוך מרבע משכר המינימום של העובד, אזי לא חלות הוראות הפריסה. התשלום הנוסף מצורף לשכר החודשי הרגיל, ומשולמים בגינו דמי ביטוח בחודש התשלום.

·   אם התשלום הנוסף עולה על רבע משכר המינימום של העובד או שווה לו, אזי חלות הוראות הפריסה המפורטות להלן.

הוראות הפריסה:

1.    תשלום נוסף ששולם לאחר שהעובד עבד שנה לפחות ברציפות אצל המעסיק הנוכחי, יש לחלק ב-12. המנה מצורפת לצורך תשלום דמי הביטוח וקביעת הבסיס לגמלה, לשכרו החודשי הרגיל של העובד בחודש שבו חולק התשלום הנוסף ובכל אחד מ-11 החודשים שקדמו לו.

2.   תשלום נוסף ששולם לעובד שלא עבד בכל חודשי השנה הקלנדרית, שכוללת את החודש שבו שולם התשלום הנוסף ו-11 החודשים שלפניו, יש לחלק במספר החודשים שבהם עבד העובד במהלך 12 החודשים הללו, עד וכולל החודש שבו שולם התשלום הנוסף. המנה מצורפת לשכרו החודשי הרגיל של העובד בכל אחד מהחודשים הללו.

3.     יום עבודה בחודש נחשב לחודש שבו העובד עבד. 

פירוט דיווחי המעסיקים לביטוח הלאומי

·  טופס 102 - כולל מידע על כל המשכורות בסכום אחד ועל דמי הביטוח הלאומי והבריאות בסכום אחד באותו החודש (על בעלי השליטה בחברת מעטים המעסיק מדווח כל חודש באופן פרטני, עד 9 בעלי שליטה). הטופס משמש גם לתשלום של דמי הביטוח. החל מינואר 2022 חייב להיות מקוון.

·   טופס 100 חודשי - טופס חדש.

·   טופס 126 - כולל את פרטי העובדים בחצי השנה או השנה שקדמה למועד שידור טופס 126. טופס 126 כולל אמנם מידע על כל עובד באופן פרטני, אך אין בו פירוט חודשי של כל משכורת לכל עובד. כלומר, טופס 126 מספר 1 כולל מידע על המשכורות של כל עובד לתקופה של חצי שנה (ינואר עד יוני) בסכום אחד. טופס 126 מספר 2 כולל משכורות שהיו בשנת המס הקודמת של כל עובד בסכום אחד (ינואר עד דצמבר). טופס 126 מספר 3 זהה בדיוק לטופס ששודר למס הכנסה בעד השנה הקודמת שגם בו אין מידע על המשכורת של כל עובד בכל חודש.

כיוון שטופס 126 מחוייב בשידור לפי חוק הביטוח הלאומי, ביטול הטופס מחייב תיקון החוק.

·   טופס 100 מודפס מתוכנת השכר וחתום - כשעובד תובע גמלה, או שהוא מגיש בקשה לתיאום דמי ביטוח בשנת המס, או מבקש החזר של דמי ביטוח - העובד מגיש לביטוח הלאומי טופס 100 שכולל משכורות חודשיות לאחר שנערכה פריסת שכר כדין - טופס 100 יהפוך בחודשים הקרובים לטופס 100 ייעודי שישודר לביטוח הלאומי על ידי המעסיק לפי דרישה.

·  טופס 100 משודר לביטוח הלאומי לעובד שתובע דמי אבטלה במשבר הקורונה - במקום טופס 1514 שמודפס מתוכנת השכר, או ממולא בכתב יד - יהפוך לטופס 100 ייעודי.

פירוט דיווחי המעסיקים שבוטלו בעקבות טופס 100 חודשי

·   קובץ סיום/ביטול חל"ת וקובץ הפסקת עבודה - קבצים שהועברו לביטוח הלאומי בתקופת משבר הקורונה כדי לדווח על שינוי במצבו התעסוקתי של עובד שמקבל דמי אבטלה או מענק הסתגלות מיוחד. המידע שבקבצים האלה כלול בטופס 100 החודשי הפרטני המקוון. בעקבות שידור טופס 100 מקוון חודשי - המייצגים והמעסיקים לא יידרשו לשדר קבצי דיווח נוספים.

יתרונות הדיווחים החדשים כפתרון למצבים שונים

·   עובדים שקיבלו גמלאות שמותנות בהכנסה הניחו שהמידע החודשי על המשכורות קיים בביטוח הלאומי, ולכן לא דיווחו על שינוי במצב התעסוקתי שלהם וכך הביטוח הלאומי יצר להם חובות רטרואקטיביים. העובדים באו בטענות למעסיקים.

·   המעסיקים התבקשו להכין טפסים על המשכורות של העובדים עבור תביעות לגמלאות. לכל תביעה היה טופס שונה בשל המידע השונה שדרוש לכל תביעה. חלק מהעובדים התבקשו להגיש תלושי משכורת וביקשו אותם מהמעסיקים.

·   טופסי 100 וטפסים נוספים לצורכי גמלאות עדיין מודפסים (למעט עבור דמי אבטלה) ויש לדרוש אותם מכל מעסיק או משלם פנסיה לצורך תיאום דמי ביטוח, דרישה להחזר דמי ביטוח, או תביעה לגמלאות.

·   עובדים שמשתכרים מעל התקרה נאלצו להגיש בקשות לתיאום דמי ביטוח וקיבלו לפעמים תיאום חלקי בהתאם למועד הגשת הבקשה וקיבלו החזרים רק בשנות המס הבאות. אם הדיווח היה לפי צו סיווג מבוטחים - חלק מהם קיבלו את כל ההחזר רק לאחר שהמעסיק תיקן את הדיווח בהתאם לחוק.

·   מעסיקים לפי התוספת הראשונה של צו סיווג מבוטחים היו אמורים לדווח על העובדים מדי רבעון, בדיווח פרטני, אך לא כל המעסיקים עשו זאת והיו תקלות רבות בזכאות של נותני השירות לגמלאות כעובדים שכירים. התלונות, כמובן, הגיעו ישירות למעסיקים, לרבות ביקורות ניכויים למעסיק שלא דיווח נכון או שלא דיווח כלל.

·   בכל פעם שהוגש טופס 126 לביטוח הלאומי, הביטוח הלאומי עדכן את העיסוק, אם היה שינוי. ככל שהעיסוקים לא היו מעודכנים והעובד שילם מקדמות על הכנסות נוספות שלו - המערכת שלחה באופן אוטומטי דרישה להפרשי דמי ביטוח על הפער בין השיעור המופחת לשיעור המלא. ככל שמדובר בשנת מס קודמת - לא ניתן היה לתקן את הדרישה ללא הצגת ההכנסה בדוח שהוגש למס הכנסה לאותה השנה.

מה כולל טופס 100 חודשי

טופס 100 חודשי כולל מידע רב שנמצא ממילא בידי המעסיק לצורך הכנת משכורות. חשוב מאד להקפיד על ההגדרות של רכיבי המשכורת כדי שיגיעו נכון לטופס. הטופס כולל כדלקמן:

1.   מאפייני המבוטח, כמו מספר זהות, שם מלא, תאריך לידה. להקפיד על רישום נכון כדי שלא תיווצר שגיאה.

2.       מאפיינים נוספים, כמו תאריך תחילת עבודה.

3.       מאפייני שכר בחודש המשכורת, כמו שנת המשכורת וחודש המשכורת.

4.       סוג עיסוק, כמו שכיר רגיל.

5.       מאפייני שכר: שכר חודשי רגיל ללא פריסה וללא הפרשים, סך הכל שכר נוסף, סך הכל הפרשי שכר, סכום פטור מדמי ביטוח, שכר ברוטו (כולל מעל המקסימום), תשלום חייב בדמי ביטוח בשל חלף הודעה מוקדמת, שכר בשיעור מופחת לעובד, שכר מעל ההכנסה המירבית לעובד.

יש להקפיד להפריד בין שעות נוספות שמשתנות בכל חודש לבין שעות נוספות גלובליות. למעסיק יש שיקול דעת כדי להחליט אם מדובר ברכיב קבוע ולא משתנה שחוזר על עצמו מדי חודש – שהוא שכר רגיל.

הביטוח הלאומי יבדוק התאמה לטופס 102 החודשי בדיווח בקוד 1 וקוד 8. שכר נוסף בקוד פריסה למשל אינו כלול בטופס 100 חודשי וגם אין דיווח בטופס 100 חודשי על אי העסקה.

הביטוח הלאומי אמור להשתמש במידע בעיקר לעדכון עיסוקים, כדי לא ליצור חובות של דמי ביטוח לעובד שלא עדכן את העיסוק שלו בעצמו או שלא עשה תיאום דמי ביטוח, וגם כדי לא ליצור חובות לעובד שמקבל גמלאות שמותנות בהכנסה מעבודה, כמו למשל בקצבת נכות כללית.

6.    מאפייני היקף משרה, כמו סוג המשרה, אחוז המשרה, מספר ימי עבודה ושעות עבודה שעבורם שולם שכר.

7.    מאפייני חופשה, כמו תמורת חופשה כחלק מהשכר, פדיון חופשה, יתרת ימי חופשה ושעות חופשה.

8.    מאפייני נתוני מחלה, כמו מספר ימי מחלה ושעות מחלה שנוצלו שעבורם שולם שכר באותו החודש, יתרת ימי מחלה ושעות מחלה מצטברים.

9.    מאפייני ניכויים: ניכויי דמי ביטוח לאומי ובריאות ותשלום דמי הביטוח הלאומי על ידי המעסיק. הביטוח הלאומי עורך התאמות לטופס 102.

10.  מאפייני סוג האוכלוסייה של העובד, כמו אם מדובר במעסיק משני או עיקרי וכן אם   מדובר בבעל שליטה בחברת מעטים.

11.   מאפייני הפסקת עבודה: קוד הפסקת עבודה וסיבת הפסקת עבודה.

משובים על טופס 100 חודשי לפי אופן השידור

יש שני סוגי משובים לטופס 100 חודשי:

1.       משוב במערכת השכר לתקינות טכנית של הטופס.

2.       משוב מהביטוח הלאומי, שניתן לאחר כיממה מהשידור.

מעסיק אמור לבקש את המשוב. מייצג מקבל את המשוב למערכת המייצגים מכל ערוצי הדיווח, על ידי הזנת התקופה ללא הזנת מספר תיק ניכויים. כלומר, מייצג מזין תקופה ומקבל מיד את משוב על כל טופסי 100 חודשי שדווחו יומיים לפני הבדיקה (לפעמים גם יום לפני הבדיקה), כולל פירוט השגיאה, אם הייתה שגיאה. נמצא כעת בפיתוח מסך מרכז של מעסיקים שהיו צריכים לדווח וטרם דיווחו טופס 100 חודשי.

להלן פירוט המשובים לפי ערוצי הדיווח (יש לקבל הנחיות ממערכת השכר):

תוכנת שכר WCF (אפשרית עד מספר מוגבל של עובדים) – ניתן לקבל משוב במערכת השכר לכלל הדיווחים של המעסיק.

מערכת ייצוג לקוחות – המשוב שמתקבל במערכת ייצוג לקוחות מאפשר לראות משוב לכלל הדיווחים של המעסיק מכל ערוצי הדיווח ובתנאי שלמייצג יש ייפוי כוח.

מערכת קשרים עסקיים ( (B2B וכספות – המשוב מתקבל במערכת קשרים עסקיים. מעסיק שמתקשה לקבל משוב במערכת קשרים עסקיים יפנה לטלפון מספר 02-6463252.

אתר התשלומים – המשוב מתקבל בשלב זה בדואר, אך כעת נמצא בפיתוח משוב שיגיע למעסיקים גם במייל או באתר.

מוקדים של הביטוח הלאומי למעסיקים

מוקד רב קווי לשאלות בקשר לבעיות טכניות של טופס 100 חודשי במספר טלפון 02-6709970, כולל למייצגים.

מוקד תמיכה למעסיקים מטפל גם בבירורים בשידור טופסי 102 ו-100 מפורט חודשי לפי החוק החדש. המוקד פועל בימים ראשון עד חמישי בבוקר במספר טלפון 02-5393722.

אין טעם לפנות בשאלות לגבי טופס 100 חודשי או ייעודי לסניפי הביטוח הלאומי.

סנקציות למי שלא משדר את הטופס

החוק מחייב את הדיווח המקוון לכל המעסיקים ביום 15.11.2021 אך הביטוח הלאומי מאפשר למעסיקים הקטנים זמן התארגנות ללמוד את המערכת החדשה. הביטוח הלאומי ישלח תזכורת למעסיק קטן שלא דיווח בזמן, אך סנקציות על אי דיווח טופס 100 חודשי של משכורות אוקטובר 2021 יוטלו רק מחודש ינואר 2022.

ההמלצה היא לא לדחות את הדיווח כדי שאם יהיו תקלות, יהיה מספיק זמן לתקן ולהשתפר.

מעסיקים ומייצגים שכבר עשו את כל ההכנות ושידרו את הטופס – מדווחים על טופס פשוט מאד לשידור.

לכן, חשוב לדאוג לשני דברים עבור קלות בשידור הטופס:

1.       שינוי ההגדרות כמבוקש בכל מערכת שכר.

2.       איסוף המידע על כל המשכורות בתחילת כל חודש. המלצה למייצגים - ליצור מנגנון מסודר חודשי של קבלת משכורות מהמעסיקים בהתאם למידע שדרוש בטופס 100 החודשי - כדי לחסוך תיקוני דוחות. בין היתר: היעדרויות, סיבות להפסקת עבודה, פירוט הפרשי שכר ושכר נוסף, פירוט רכיבי השכר השונים, דיווח על ימי חופשה ומחלה ועוד.

יישום בפועל של טופס 100 מקוון חודשי  

להלן התהליך הדרוש באופן כללי לשידור טופס 100 חודשי (כל מערכת שכר שולחת למשתמשים את ההסברים בצורה מפורטת):

1. פעולה שמבוצעת פעם אחת - שינוי הגדרות לצורך קליטה נכונה של המידע. לדוגמה מתוך ההוראות ששלחו בתי התוכנה: הגדרות לרכיבי שכר כמו שעות נוספות, חלף הודעה מוקדמת, תמורת חופשה, תחליפי שכר (ימי אבל, גיבוש ועוד), הודעה מוקדמת חייבת בדמי ביטוח ורכיב חדש מיוחד שהוא תמורת חופשה טרם ניתוק יחסי עובד ומעסיק. לכל מערכת שכר יש את ההגדרות משלה ולכן יש לפעול בהתאם להוראות.

2. בכל חודש - יש לשדר את הטופס בצורה מקוונת לביטוח הלאומי.

          1. הביטוח הלאומי מבקש לשדר טופס 100 חודשי אחרי טופס 102. בשלב זה הביטוח הלאומי אינו חוסם שידור קליטת טופס 100 חודשי לפני טופס 102, אך בשידור טופס 100 חודשי לפני טופס 102 – יש לוודא התאמה ושלא נעשו שינויים בטופס 102.

       2. אפשר לשדר דרך מערכת ייצוג לקוחות. המייצג יכול לשדר את הקובץ ישירות מהתוכנה או לבחור לשדר כמה מעסיקים ביחד בקובץ אחד. את הקובץ ניתן לדווח תחת מודול דיווחי שכר-שידור קובצי 100 חודשי.

         3. יש לבדוק משובים.

         4. יש לשים לב בעת תיקוני דוחות - שיש לתקן גם את טופס 100 החודשי, עם כל המידע שמופיע בטופס, כולל עדכון בנתונים. דיווח מתקן של טופס 100 חודשי מבטל את הדוח הקודם.

          5. אם אין דיווח שוטף או דוח מתוקן – אין לדווח טופס 100 חודשי.

         6. בכל חודש יש לכלול את כל הדיווחים על נותני השירות לפי התוספת הראשונה של צו סיווג מבוטחים בטופס 100 החודשי, לפי מועד ביצוע העבודה, לפי סעיף 344 לחוק הביטוח הלאומי. הדיווח הזה יאפשר לנותני השירות לקבל גמלאות כחוק ולקבל החזרים של דמי ביטוח ששולמו מעל התקרה. השידור הזה יחסוך בהמשך את הדיווח הרבעוני על נותני השירות האלה. 

      7. בכל חודש יש לדווח על הפסקת העבודה של כל עובד והסיבה להפסקת העבודה בדיווח.

הדיווח של המעסיק על הפסקת העבודה בכל חודש

הביטוח הלאומי מצפה לקבל בכל חודש שבו יש הפסקת עבודה של עובד דיווח כדלקמן:

· תאריך הפסקת העבודה (היום שבו נותקו יחסי העבודה/ יום העבודה האחרון שלפני הפסקת העבודה).

· סיבת הפסקת העבודה.

· תאריך אחרון של תקופת ההפסקה (אם ידוע).

להלן עקרונות לדיווח על הפסקת העבודה:

1. בכל חודש שבו עובד או עובדת היו גם בחל"ד או בחל"ת או בשמירת היריון וגם עבדו – העיסוק יהיה כעובד/ת.

2. בכל חודש שבו עובד או עובדת היו גם בחל"ד או בשמירת היריון וגם בחל"ת – העיסוק יהיה חל"ד או שמירת היריון.

3. בכל חודש שבו עובד או עובדת היו בחל"ת מלא או בחל"ד מלא ולא שולמה להם הטבה – לא יהיה דיווח. בחל"ד כולל הטבה, ידווחו בדיווח החודשי – במקביל לדיווח בקוד דיווח 55 .

4. אם בחודש אחד יש שני סוגי הפסקות עבודה – יש לדווח על שניהם. למשל, עובדת יצאה לחל"ד מתאריך 11.4.2021 עד 17.8.2021 וביום 18.8.2021 יצאה לחל"ת במקום לחזור לעבודה.

להלן דוגמה שמסר הביטוח הלאומי:

הכותבת - רואת חשבון, בעלים ומנכ"לית משרד רו"ח אורנה צח וחברת אורנה צח בע"מ לייעוץ ולפתרונות לפי חוק הביטוח הלאומי ולייצוג בביטוח הלאומי, לארגונים ולחברות שמעסיקים עובדים, ליוצאים לרילוקיישן, לעצמאים וליחידים. מרצה על חוק הביטוח הלאומי לארגונים וכן באקדמיה ובמסגרות מקצועיות. בעלת ותק בתחום של 30 שנים.

בין תפקידיה הציבוריים: יו"ר ועדת הקשר הארצית של לשכת רואי חשבון עם הביטוח הלאומי ופעילה בחקיקה כנציגת הלשכה בכנסת בנושא הביטוח הלאומי משנת 1996.

הנוסח המובא לעיל אינו מחליף את החקיקה, את התקדימים מפסקי הדין או את הנוסח המלא של פרסומי הביטוח הלאומי, אלא בא להסב את תשומת הלב לאמור בהם.

כל המידע המוצג במאמר הוא מידע כללי בלבד, ואין בו כדי להוות ייעוץ ו/או חוות דעת או המלצה לנקיטת הליכים או להימנעות מהם.

הכותבת אינה נושאת באחריות כלשהי כלפי הקוראים ואלה נדרשים לקבל עצה מקצועית לפני כל פעולה המסתמכת על המידע האמור.

כל הזכויות שמורות © אין להעתיק או לפרסם ללא אישור מהכותבת. ט.ל.ח.