סקר חשיפה פנימי להונאות בעסקים קטנים

סקר חשיפה פנימי להונאות בעסקים קטנים

עינב כהן, רואת חשבון *

עדי שניידר *

מיה קליין-טל, עו"ד *

1. כללי

עסקים קטנים כגדולים חשופים להונאות מצד עובדיהם מצד גורמים חיצוניים ואף שילוב של שני הגורמים.

ההונאות יכולות להיות בהיקפים קטנים, החל מגניבת ציוד משרדי ושעות עבודה ועד מעילות רציניות בכספים או במלאי העסק. תוצאות ההונאה פוגעות ברווחיות העסק ועלולות להביא אף להתמוטטותו.

בהונאות בעסקים קטנים לבעל העסק יכולת פיקוח גבוהה יותר אחר המתרחש בעסק. במרבית העסקים הקטנים בעל העסק מעורב באופן ישיר בכל הפעולות המתרחשות בעסק, כיול התנועות הכספיות ותנועות המלאי. יחד עם זאת, קיימים מקרים בהם בעל העסק אינו נמצא והעסק מנוהל על ידי עובד המועסק על ידיו.

כתוצאה מהאמור, ניתן להניח כי עסקים קטנים חשופים הן להונאות חיצוניות והן להונאות פנימיות של עובדים/מנהלים, במידה ואין פיקוח הדוק אחר הפעילות השוטפת בעסק.

2. סקירת הגורמים החיצוניים

הגורמים החיצוניים להם חשוף העסק, הינם הספקים, הלקוחות ומוסדות פיננסים איתם מתקשר העסק .

גורמים אלו נמצאים בממשק עסקי וכספי שוטף עם העסק ובאפשרותם למעול בכספים באמצעות תהליך העברת התשלום וקבלתו, בקבלת אשראים, באמצעות אספקת מלאי הסחורות לעסק וכן במקרה של גופים פיננסים באמצעות פעילות בחשבון העסק. חשוב לציין כי במקרים בהם בעל העסק אינו מנהל העסק קיים חשש נוסף לשיתוף פעולה בין המנהל בפועל לבין הספק/לקוח/ גורם חיצוני אחר.

להלן מספר דוגמאות :

א. המנהל בפועל (שאינו הבעלים) משתף פעולה עם ספקים וחותם על כניסת סחורה למלאי כאשר זו כלל לא התקבלה;

ב. שיתוף פעולה בין המנהל בפועל ללקוח במתן הנחות במוצרים;

ג. סיווג מוצרים על ידי מנהל העסק כמלאי פגום, בעוד מוצרים אלו נמכרים במחיר מלא ללקוח חיצוני .

ד. בעל העסק המשמש מורשה חתימה יחיד בחשבון הבנק מאשר הוצאות שאינן קשורות לעסק בעקבות דיווחים כוזבים של מנהל החברה, על מהות ההוצאה, או יעד התשלום.

3. כלים בידי המנהל לאיתור הונאות גורמי חוץ

כל מנהל בחברה קטנה כגדולה, צריך להפנים כי בכל זמן נתון גורמי חוץ ופנים עלולים לנסות לאתר פרצות, על מנת להונות את החברה ולגלגל לכיסם רווח קל.

סדרי עדיפויות קודמים בתהליך ייצור ההכנסה ולוח זמנים עמוס מסיטים תשומת הלב מהגורם האנושי בחברה ומהצורך בבקרות שיטתיות.

מידת מעורבותו של מנהל העסק בתהליכים ובפעולות העסקיות של הפירמה נמצא ביחס הפוך להיקף הבדיקות שעליו לערוך, על מנת לוודא שהעסק מתנהל באופן תקין.

מסורתית, מהימנות דיווחי הגורמים החיצוניים נבדקת על ידי רואי החשבון החיצוניים של החברה, על ידי משלוח אישורי יתרות ושימוש בטכניקות נוספות, אולם בדיקות אלו יעשו לגבי הנתונים המופיעים בדוחות הכספיים בלבד. בדיקת הנתונים ואמינותם נמצאת באחריות העסק.

לצורך בדיקות אלו ניתן וצריך להשתמש במסמכים פנימיים של החברה.

אין הכוונה לסרבול של מערכות הניהול, תוך הכנסת בירוקרטיה חדשה, אלא שימוש בסוגי מסמכים קיימים לצרכים חשבונאיים, מיסוי וניהול מלאי, אותם ממילא מנהל העסק באופן שוטף.

הכרת המסמכים והבנת משמעותם בתהליך העסקי, מהווה כלי חשוב מאחר והבנת הנתונים המתקבלים מהם עשויים לסייע בזיהוי הונאה של גורם חיצוני.

לדוגמא, מסמך שולי כמו תעודת משלוח, המהווה אסמכתא על קבלת סחורה מספקים או אישור על העברת סחורה ללקוחות, יכולה להוות אמצעי חיוני לבחינת הונאות אחרות. זיהוי פריט ספציפי בתעודות המשלוח הממוחשבות יכול למנוע הישנות מקרים של החזרת מוצרים פגומים, או איתור סחורה שלא סופקה, מאחר וכלל ידוע הוא שסחורה, אשר לא נכנסה מעולם למחסן החברה גם לא תוכל לצאת ממנו.

4. כלים בידי המנהל לאיתור הונאות גורמי פנים :

בעסקים קטנים, בהם ניהול הכספים מתבצע על ידי אדם אחד, הסיכוי שתתבצע מעילה על ידי גורם פנימי היא מינורית.

יחד עם זאת, במקרים בהם בעל העסק אינו מנהל העסק וקיימת הפרדה של ניהול הכספים, או המלאי, המהווים נכסים בעלי נזילות גבוהה, מהניהול השוטף של העסק, יש לבצע סקרי חשיפה להונאות על מנת לנסות ולאתר הונאות בתחילתן.

ניתן לבצע סקרי חשיפה פנימיים על ידי בחינת מסמכים פנימיים ותהליכים כפי שתוארו בפסקה הקודמת.

בבתי עסק קטנים, סקר החשיפה להונאות הינו תהליך פשוט, יעיל ובעלות נמוכה.

כאשר אנו בוחנים גורמים פנימיים, יש לנקוט באמצעי זהירות, שכן גורמים אלו הינם בעלי גישה למסמכים, אותם בכוונתנו לבדוק והם חשופים לבדיקות מעין אלו.

דוגמא לחשיבות בחינת מסמכים ואסמכתאות ניתן לראות בתעודת משלוח, כאשר משווים המוצרים במלאי לעומת תעודות המשלוח שהשוואה מעין זו עשויה לחשוף אפשרויות של גניבות על ידי עובדי המחסן.

מסמכים המועברים מגורמים חיצונים אל העסק יכולים לשמש כאסמכתאות לבדיקת עובדי החברה עצמם. מסמכים המנוהלים לצרכים אחרים כגון דיווחים לרשויות ומהרשויות יכולים לשפוך אור על אי סדרים אחרים בחברה.

שינויים בהתנהגות המלאי, בזרמי ההכנסות ושינויים חריגים אחרים בחברה יכולים להעיד לעיתים על אירוע חריג שעל בעל העסק לתת לו תשומת הלב הראויה.

5. חשד להונאה ! מה עושים ?

במקרה ובדיקות פנימיות שערכנו בעסק העלו חשד להונאה מצד גורם חיצוני, או פנימי, יש לשקול צעדים מתאימים. עם זאת:

· יש לזכור כי קיימת אפשרות שאין מדובר בהונאה בפירושה הקלאסית, אלא טעות בשוגג שמקורה בגורם חיצוני או פנימי.

· ישנה אפשרות כי חוסר הבנה וניסיון, מצדנו, הוביל אותנו למסקנה, כי מדובר במעילה, כאשר ניתן להסביר את התוצאה אליה הגענו בדרך הגיונית.

בשלב זה מומלץ להיעזר בגורם מקצועי אשר ילווה את המשך הבדיקות.

פנייה עם הממצאים הראשוניים שעלו וניסיון לקבל הסבר, עלול להוביל לפיצוץ מוקדם של הפרשה ולפגוע ביכולת אמידת הנזקים. כמו כן, עלולה להיפגם יכולתנו להוכיח המעילה ובהמשך אף לפגוע בניסיונות לגבות חזרה את ההפסדים שנגרמו כתוצאה ממנה.

התקפת הבעיה בצורה הטובה ביותר תעשה על ידי ניתוח סמוי של מרכיבי החשדות וחתירה לאופן הפעולה המלא של המעילה תוך שמירה על שרשרת ראיות קבילה לה נזדקק בהמשך.

סיכום ומסקנות

חשוב לזכור כי הונאות מטבען מתחילות בדרך כלל בקטן וככל שעובר הזמן היקף ההונאה בעסק הולך וגדל. לפיכך, קיימת חשיבות מכרעת למרכיב הזמן בפעילות לטיפול בארוע ההונאה. עצירת הונאה בזמן משמעותה עצירת ההונאה בשלב בה היקף ההונאה הוא מצומצם וטרם נגרם נזק מהותי לעסק, היכול לגרום לעיתים אף לסגירתו.

כפי שצוין, החלופות הקיימות להתמודדות עם התופעה הינן בקרה פנימית נאותה בעסק, על ידי בעל העסק, מי מטעמו. וכן סיוע בגורם מקצועי חיצוני, לצורך מניעה ואיתור של ההונאה בעסק.

* משרד ברלב ושות', רואי חשבון